Datathon organiseren: checklist en planning
Een datathon vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en laptops verzamelen. Je regelt vooraf de wedstrijdopdracht, jurycriteria, teams, netwerk en presentaties, zodat deelnemers op de dag zelf direct kunnen starten. Begin enkele weken van tevoren met locatie, mentoren en juryleden en werk daarna toe naar een getest programma. Deze checklist helpt je de 74 taken stap voor stap af te werken, van aanmeldingen tot prijzen en certificaten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en thema vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Jurycriteria vastleggen
3 personen
Mentoren uitnodigen
Juryleden uitnodigen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Programma afdrukken
Teamindeling afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Wedstrijdopdracht afdrukken
2 personen
Presentatiesjabloon klaarzetten
Juryformulieren afdrukken
Laptops en laders testen
2 personen
Wifi en netwerk testen
2 personen
Presentatieapparatuur testen
2 personen
Prijzen en certificaten regelen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Werkplekken aansluiten
4 personen
Netwerkpunten verdelen
2 personen
Presentatiescherm opstellen
2 personen
Mentorhoek inrichten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Naambadges klaarleggen
Opdracht en regels klaarleggen
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening presenteren
Opdracht toelichten
2 personen
Teams naar werkplekken begeleiden
3 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Werkplekken technisch ondersteunen
2 personen
Mentorvragen begeleiden
4 personen
Tijdwaarschuwingen geven
Diner uitserveren
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Inzendingen verzamelen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Teams laten presenteren
2 personen
Juryformulieren uitdelen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen en certificaten uitreiken
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
3 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Bedankbericht versturen
Certificaten digitaal nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 65
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Laptopsaantal 10
- Laptopladersaantal 10
- Projector
- Projectiescherm
- Presentatielaptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- VGA-adaptersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Luidsprekersaantal 2
- Netwerkswitchesaantal 3
- Wifi-router
- Ethernetkabelsaantal 25
- Stekkerdozenaantal 18
- Verlengkabelsaantal 12
- USB-sticksaantal 10
- Timersaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 70
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
- Broodmessenaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
Decoratie
- Naambadgehoudersaantal 70
- Papiertafelkleedaantal 14
- Pijlenbordenaantal 8
- Whiteboardsaantal 6
- Flip-oversaantal 3
- Stiftenaantal 24
- Post-itsaantal 20
- Pennenaantal 80
- Notitieblokkenaantal 70
- Naamstickersaantal 80
- Prijstrofeeënaantal 3
- Certificaatmappenaantal 60
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 3
- Afwasborstelsaantal 3
- Vuilnisbakkenaantal 6
- Handvegersaantal 2
- Blikopenersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Verlichting
- Bureaulampenaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
Catering
- Boodschappen
Tips
- Test laptops, laders, wifi, netwerkswitches en presentatieapparatuur minimaal één week vooraf samen op locatie. Controleer ook HDMI-kabels, VGA-adapters, stekkerdozen en verlengkabels; juist die kleine onderdelen ontbreken vaak op de dag zelf.
- Leg wedstrijdregels, jurycriteria en de wedstrijdopdracht uiterlijk één week voor de datathon vast. Zo kunnen deelnemers zich voorbereiden en hebben juryleden tijd om de beoordelingsformulieren door te nemen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de inventarisatie minstens vijf dagen voor het evenement. Gebruik het definitieve aantal deelnemers daarna voor teams, badges, catering, stoelen en servies.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk drie dagen vooraf met het programma, de locatie, teamindeling en wat zij zelf moeten meenemen. Print daarnaast programma, teamindeling, naambadges, opdracht en juryformulieren voor gebruik zonder internet.
- Plan op de dag zelf een technisch controlemoment van minimaal 60 minuten vóór de start. Zet registratie-, buffet- en werktafels klaar, test de presentatielaptop en projector en controleer of elke werkplek stroom en netwerk heeft.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een datathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, thema en locatie. Nodig mentoren en juryleden vervolgens uiterlijk 4 weken vooraf uit, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en een alternatief bij afzeggingen.
- Wat heb je nodig voor een datathon met laptops?
- Reken per deelnemer op een laptop en passende lader, plus minimaal één vrije stroomaansluiting per werkplek. Voor het netwerk test je vooraf wifi, router, switches en ethernetkabels; houd ook presentatielaptop, projector, scherm en adapters klaar.
- Wanneer maak je de teams voor een datathon?
- Maak de teamindeling nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Print de indeling en leg die bij de registratie neer, zodat deelnemers bij binnenkomst direct weten waar ze moeten zitten.
- Hoeveel tijd moet je reserveren voor presentaties en jurybeoordeling?
- Reserveer naast de werktijd minimaal 60 minuten voor presentaties, afhankelijk van het aantal teams. Plan daarna minstens 30 minuten voor juryoverleg en de uitslag, zodat juryleden hun formulieren rustig kunnen vergelijken en certificaten of prijzen kunnen uitreiken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!