Checklist para organizar un datathon sin olvidar lo esencial

Un datathon necesita mucho más que reservar una sala y reunir portátiles. Antes del día del evento tendrás que cerrar las reglas, preparar los equipos, coordinar a mentores y jurado, y comprobar que la red soporte el trabajo simultáneo. También conviene dejar listas las acreditaciones, las asignaciones y toda la información que recibirán los participantes. Esta checklist reúne 74 tareas y 61 materiales para avanzar en el orden adecuado y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el tema
2 personas
Reservar el lugar
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Definir los criterios del jurado
3 personas
Invitar a los mentores
Invitar a los miembros del jurado
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Formar equipos
2 personas
Enviar información a los participantes
Imprimir el programa
Imprimir la asignación del equipo
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la tarea de la competición
2 personas
Preparar la plantilla de presentación
Imprimir los formularios del jurado
Probar portátiles y cargadores
2 personas
Probar el wifi y la red
2 personas
Probar el equipo de presentación
2 personas
Gestionar premios y certificados
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Conectar los puestos de trabajo
4 personas
Distribuir los puntos de red
2 personas
Montar la pantalla de presentación
2 personas
Montar el espacio de mentoría
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Colocar las acreditaciones
Preparar la tarea y las reglas
2 personas
Realizar prueba técnica final
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar la apertura
Explicar la tarea
2 personas
Guiar a los equipos a sus puestos de trabajo
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Dar soporte técnico a los puestos de trabajo
2 personas
Guiar las preguntas del mentor
4 personas
Dar avisos de tiempo
Servir la cena
4 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recoger las inscripciones
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Hacer que los equipos presenten
2 personas
Repartir formularios del jurado
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios y certificados
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
3 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Enviar los certificados digitalmente

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 65
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Papeleracant. 6

Equipo

Portátilescant. 10
Cargadores de portátilcant. 10
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores VGAcant. 2
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Switches de redcant. 3
Router wifi
Cables Ethernetcant. 25
Regletascant. 18
Cables alargadorescant. 12
Memorias USBcant. 10
Temporizadorescant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 70
Platoscant. 70
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70
Cucharascant. 70

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Decoración

Portanombrescant. 70
Mantel de papelcant. 14
Paneles de flechascant. 8
Pizarras blancascant. 6
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladorescant. 24
Post-itscant. 20
Bolígrafoscant. 80
Bloc de notascant. 70
Pegatinas con nombrecant. 80
Troféos de premiocant. 3
Carpetas para certificadoscant. 60

Limpieza

Fregaderoscant. 3
Cepillos para fregarcant. 3
Papelelerascant. 6
Escobas de manocant. 2
Abrelatascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reto, las reglas y los criterios del jurado antes de abrir las inscripciones. Los participantes necesitan saber qué deben entregar y cómo se evaluará, idealmente al menos 3 semanas antes del datathon.
Prueba la red con varios portátiles conectados a la vez y revisa cada cargador, adaptador, cable y regleta. Haz una prueba completa de presentación como mínimo 1 día antes, no solo al encender el proyector.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final de asistentes 3 o 4 días antes. Así puedes ajustar la compra y preparar café, té, agua y vajilla sin improvisar durante el evento.
Forma los equipos antes de enviar la información final y entrega la asignación también impresa. Lleva algunas copias adicionales de acreditaciones, programa y equipos por si hay cambios o inscripciones de última hora.
Reserva tiempo específico para mentores, jurado y presentaciones dentro del programa. Imprime las plantillas y formularios del jurado antes del montaje, y deja preparados los certificados y premios para no buscarlos al terminar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un datathon?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si esperas participantes externos. Reserva primero el lugar, define el reto y confirma mentores y jurado; deja cerradas las inscripciones y preferencias dietéticas al menos 3 o 4 días antes.
¿Qué tecnología se necesita para un datathon?: Necesitarás portátiles y cargadores, una red wifi o switches con cables Ethernet, regletas y alargadores, además de proyector, pantalla, portátil de presentación, cables y adaptadores. Prueba todo junto 1 día antes y comprueba que haya una conexión estable para todos los equipos.
¿Cuándo se forman los equipos de un datathon?: Forma los equipos después de cerrar las inscripciones y antes de enviar la información definitiva, normalmente entre 3 y 7 días antes. Reserva algunas plazas o un procedimiento para recolocar participantes si alguien cancela el mismo día.
¿Cuánta comida y bebida comprar para un datathon?: Calcula las cantidades a partir del número confirmado de asistentes y añade un margen del 10 % para cambios. Confirma las necesidades dietéticas 3 o 4 días antes y revisa que haya suficientes tazas, vasos, platos y cubiertos para cada servicio.

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