Checklist pour organiser un datathon
Un datathon demande de coordonner les participants, les équipes, les mentors, le jury et le matériel technique sur un temps très court. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu à la remise des prix. Prévoyez assez tôt les règles du concours, les critères d’évaluation et les besoins alimentaires. Les tests du réseau, des ordinateurs et de la présentation doivent être terminés avant l’arrivée des équipes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le thème
2 personnes
Réserver le lieu
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Définir les critères du jury
3 personnes
Inviter les mentors
Inviter les membres du jury
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Former les équipes
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Imprimer le programme
Imprimer la répartition des équipes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la consigne de l’épreuve
2 personnes
Préparer le modèle de présentation
Imprimer les feuilles de jury
Tester les ordinateurs portables et les chargeurs
2 personnes
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Prévoir les prix et les certificats
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher les postes de travail
4 personnes
Répartir les points de réseautage
2 personnes
Installer l'écran de présentation
2 personnes
Aménager le coin mentorat
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer la mission et les règles
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter l’ouverture
Expliquer la mission
2 personnes
Accompagner les équipes vers les postes de travail
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer le support technique des postes de travail
2 personnes
Animer les questions du mentor
4 personnes
Donner des alertes de temps
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Rassembler les candidatures
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Faire présenter les équipes
2 personnes
Distribuer les formulaires du jury
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix et les certificats
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Trier les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer les certificats par voie numérique
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 14
- Chaisesqté 65
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 6
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 10
- Chargeurs d’ordinateur portableqté 10
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs VGAqté 2
- Micro sans fil
- Haut-parleursqté 2
- Switches réseauqté 3
- Routeur wifi
- Câbles Ethernetqté 25
- Multiprisesqté 18
- Rallongesqté 12
- Clés USBqté 10
- Chronomètresqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Fourchettesqté 70
- Couteauxqté 70
- Cuillèresqté 70
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Louchesqté 4
- Couteaux à painqté 2
- Verres doseursqté 2
- Papier aluminiumqté 3
- Film alimentaireqté 3
Décoration
- Supports de badges nominatifsqté 70
- Nappe en papierqté 14
- Panneaux de directionqté 8
- Tableaux blancsqté 6
- Chevaletsqté 3
- Marqueursqté 24
- Post-itqté 20
- Stylosqté 80
- Blocs-notesqté 70
- Étiquettes nominativesqté 80
- Trophéesqté 3
- Classeurs de certificatsqté 60
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 3
- Brosses à vaisselleqté 3
- Poubellesqté 6
- Balais à mainqté 2
- Ouvre-boîtesqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Éclairage
- Lampes de bureauqté 10
- Piles de rechangeqté 24
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le thème et le lieu, puis dessinez la répartition de la salle : prévoyez notamment une zone d’inscription, des tables d’équipe, un espace buffet et une zone de présentation.
- Envoyez le formulaire d’inscription plusieurs semaines avant le datathon. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription afin de pouvoir organiser les repas et les boissons avant le jour J.
- Ne laissez pas la formation des équipes au dernier moment : envoyez leur composition et les informations pratiques avant l’événement, puis imprimez un exemplaire de la répartition pour l’accueil.
- Testez le wifi, le réseau, les ordinateurs, les chargeurs et le matériel de présentation au moins la veille. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges dans la salle prévue.
- Préparez les documents avant l’ouverture : programme, consigne de l’épreuve, modèle de présentation, feuilles du jury, badges nominatifs, certificats et prix doivent être imprimés et regroupés par usage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un datathon ?
- Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, inviter les mentors et le jury, traiter les inscriptions et former les équipes. Gardez les derniers 3 à 5 jours pour les impressions et les tests techniques.
- Quel matériel faut-il prévoir pour un datathon ?
- Comptez un ordinateur portable et son chargeur par poste de travail, puis ajoutez au moins 10 % de câbles, adaptateurs et multiprises de secours. Pour les présentations, testez un projecteur, un écran, un ordinateur dédié, des haut-parleurs et un micro sans fil.
- Quand former les équipes d’un datathon ?
- Formez les équipes dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 3 à 7 jours avant le datathon. Envoyez ensuite la composition, le programme, les règles et les consignes pratiques à chaque participant.
- Comment préparer le jury d’un datathon ?
- Définissez les critères d’évaluation avant d’inviter les membres du jury et transmettez-leur les feuilles de notation au moins 48 heures avant l’événement. Prévoyez aussi un temps précis pour les présentations, les délibérations et la remise des prix.
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