Datathon organisieren: Die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Datathon braucht mehr als eine spannende Aufgabe und leistungsfähige Laptops. Du musst Teams bilden, Regeln und Bewertungskriterien vorab klären und die Technik unter realen Bedingungen testen. Plane außerdem Zeit für Anmeldung, Verpflegung, Präsentationen und die Jury ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Termin- und Raumplanung bis zur Ausgabe von Preisen und Zertifikaten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Thema festlegen
2 Personen
Location reservieren
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Spielregeln festlegen
2 Personen
Jurykriterien festlegen
3 Personen
Mentoren einladen
Jurymitglieder einladen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teams zusammenstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Programm drucken
Teameinteilung ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Wettbewerbsaufgabe ausdrucken
2 Personen
Präsentationsvorlage bereitstellen
Juryeformulare drucken
Laptops und Ladegeräte testen
2 Personen
WLAN und Netzwerk testen
2 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Preise und Zertifikate organisieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Arbeitsplätze anschließen
4 Personen
Netzwerkpunkte verteilen
2 Personen
Präsentationsbildschirm aufstellen
2 Personen
Mentorenbereich einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Namensschilder bereitlegen
Aufgabe und Regeln bereitlegen
2 Personen
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung präsentieren
Aufgabe erläutern
2 Personen
Teams zu den Arbeitsplätzen begleiten
3 Personen
Snacks ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Arbeitsplätze technisch unterstützen
2 Personen
Mentorenfragen begleiten
4 Personen
Zeitwarnungen geben
Abendessen servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Einsendungen sammeln
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Teams präsentieren lassen
2 Personen
Juryformulare austeilen
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
Preise und Zertifikate überreichen
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Gefundene Gegenstände sortieren
Dankesnachricht versenden
Zertifikate digital nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 65
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

LaptopsAnz. 10
Laptop-LadegeräteAnz. 10
Projektor
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
HDMI-KabelAnz. 3
VGA-AdapterAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
Netzwerk-SwitchesAnz. 3
WLAN-Router
EthernetkabelAnz. 25
VerlängerungskabelAnz. 18
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 10
TimerAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 70
TellerAnz. 70
GabelnAnz. 70
MesserAnz. 70
LöffelAnz. 70

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 70
PapiertischdeckeAnz. 14
PfeiltafelnAnz. 8
WhiteboardsAnz. 6
FlipchartsAnz. 3
StifteAnz. 24
Post-itsAnz. 20
StifteAnz. 80
NotizblöckeAnz. 70
NamensaufkleberAnz. 80
PreistrophäenAnz. 3
ZertifikatsmappenAnz. 60

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
SpülbürstenAnz. 3
MülleimerAnz. 6
HandfegerAnz. 2
DosenöffnerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Spielregeln, Wettbewerbsaufgabe und Jurykriterien spätestens 2 Wochen vor dem Datathon schriftlich fest. So können Mentoren und Teilnehmende am Veranstaltungstag dieselben Vorgaben nutzen.
Teste WLAN, Netzwerk-Switches, Router, Ethernetkabel und Präsentationstechnik 1–2 Tage vorher mit mehreren gleichzeitig verbundenen Laptops. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, VGA-Adapter, Projektor und Präsentationslaptop.
Schließe die Anmeldungen 7–10 Tage vorher und frage dabei Ernährungswünsche ab. Danach kannst du Teams zusammenstellen und die Teilnehmerinformationen rechtzeitig verschicken.
Plane für Registrierung, Teamfindung und technische Einrichtung jeweils feste Zeitblöcke im Programm ein. Halte Namensschilder, Teameinteilung, Programm, Präsentationsvorlage und Juryformulare vor Beginn vollständig bereit.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2–3 Getränken pro Person und stelle Kaffee, Wasserkocher, Kaffeemaschinen und Thermoskannen frühzeitig bereit. Zusätzliche Buffetische und Abfallbehälter verhindern Engpässe während der Arbeitsphasen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Datathon organisieren?: Beginne mindestens 6–8 Wochen vorher mit Termin, Thema, Location und Einladungen. Technik, Teams, Juryunterlagen und Verpflegung sollten spätestens 7–10 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung eines Datathons am Veranstaltungstag?: Plane mindestens 2 Stunden für Raumaufteilung, Registrierungstisch, Technik, Netzwerk und Präsentationsbereich ein. Öffne die Registrierung etwa 30 Minuten vor dem offiziellen Start.
Wie viele Mentoren und Jurymitglieder braucht ein Datathon?: Rechne bei Teams mit 4–6 Personen mit ungefähr 1 Mentor pro 3–4 Teams. Für die Bewertung sind mindestens 3 Jurymitglieder sinnvoll, damit die Kriterien gemeinsam angewendet werden.
Was muss man für einen Datathon an Technik bereitstellen?: Plane pro teilnehmender Person einen getesteten Laptop mit Ladegerät sowie stabiles WLAN oder Ethernet ein. Halte zusätzlich mindestens einen Präsentationslaptop, einen Projektor, eine Leinwand, Ersatzadapter und Verlängerungskabel bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.