Dansworkshop organiseren: een complete checklist

Een dansworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en muziek. Je moet de zaal en vloer geschikt maken, deelnemers tijdig bevestigen en het geluid testen voordat de eerste beweging wordt ingezet. Ook registratie, water, snacks en materialen zoals dansmatten of oefenlinten moeten klaarstaan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen, van reservering en uitnodigingen tot ontvangst en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Dansdocent vastleggen
Workshopprogramma maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Muziekrechten controleren
Muziek afspeellijst maken
Vrijwilligers indelen
Deelnemersinformatie versturen
Aanwezigheidslijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Luidspreker testen
2 personen
Zaal en vloer inspecteren
2 personen
Vloer vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Geluid en muziek opstellen
2 personen
Dranken en snacks klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Workshopprogramma toelichten
Dansinstructie begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Muziek bedienen
Vrije danssessie begeleiden
2 personen
Avondbuffet klaarzetten
3 personen
Avondbuffet serveren
3 personen
Open dansvloer begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Actieve luidsprekeraantal 2
Audiomixer
Microfoon
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 12
Oefenlintenaantal 30
Conesaantal 12
Spiegelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Plakbandaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Kantoor

Aanwezigheidsformulierenaantal 40
Naamstickersaantal 40
Balpennenaantal 10
Clipboardsaantal 4
Programmafoldersaantal 40

Tips

Reserveer de zaal en leg de dansdocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of de vloer vrijgemaakt kan worden en of er ruimte is voor alle deelnemers.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de workshop. Vermeld daarin de begintijd, kledingadvies, bereikbaarheid, eventuele dieetwensen en hoe laat registratie opent.
Test luidspreker, audiomixer, microfoon, audiokabels en stekkerdozen minimaal 60 minuten voor aanvang. Zet de afspeellijst ook lokaal klaar, zodat je niet afhankelijk bent van wifi.
Maak de vloer vóór ontvangst volledig vrij en plaats dansmatten, oefenlinten en cones pas daarna op hun vaste plek. Houd looppaden naar de registratietafel en uitgang vrij.
Zet waterkannen en bekers klaar en reken voor het eerste uur op ongeveer 2 drankjes per deelnemer. Regel snacks en servies uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de workshopdag alleen nog hoeft uit te stallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de zaal en dansdocent. Verstuur uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor de workshop en bevestig deelnemers ongeveer 7 dagen vooraf.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Reken als praktische richtlijn op ongeveer 2 tot 3 vierkante meter vrije vloer per deelnemer, afhankelijk van de dansstijl. Tel daarnaast ruimte op voor registratie, materialen en een veilige doorgang naar de uitgang.
Wanneer moet ik het geluid van een dansworkshop testen?: Test het volledige geluidssysteem minimaal 60 minuten voor aanvang. Controleer niet alleen de luidspreker, maar ook microfoon, mixer, kabels, stroompunten en de afspeellijst.
Hoeveel water en drinken heb ik nodig voor een dansworkshop?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 drankjes per deelnemer en zet extra water klaar bij intensieve beweging of warm weer. Vul waterkannen vlak voor ontvangst en houd herbruikbare bekers bij de registratietafel beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.