Tanzworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Saal und buche den Tanzlehrer möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Workshop. Prüfe dabei ausdrücklich, ob der Boden für Tanz geeignet ist und genügend freie Fläche bleibt.
• Verschicke die Einladungen spätestens 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von etwa 7 Tagen vor dem Termin. Erst danach lassen sich Bestätigungen, Anwesenheitsliste und Mengen für Einkäufe zuverlässig festlegen.
• Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Audiokabel nicht erst beim Einlass, sondern mindestens 60 Minuten vor Beginn. Lege zusätzlich Verlängerungskabel bereit und prüfe die Playlist auf Lautstärke und Abspielbarkeit.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Start: Fläche freiräumen, Boden und Technik prüfen, Tische und Stühle stellen, Registrierung einrichten und Getränke bereitstellen. Rechne für diesen Aufbau mindestens 90 Minuten ein, besonders wenn Tanzmatten, Spiegel oder Dekoration dazukommen.
• Schicke den Teilnehmenden die wichtigsten Informationen spätestens 3 Tage vorher: Beginn, Einlass, Kleidung, Anfahrt und Ansprechpartner. Stelle Wasser, Becher sowie Snacks vor dem ersten Kursblock bereit, damit niemand während der Übungen suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzworkshop organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal und Tanzlehrer. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit noch Zeit für Rückfragen und Anmeldungen bleibt.

Wann muss ich die Anmeldung für den Tanzworkshop schließen?

Setze die Anmeldefrist ungefähr 7 Tage vor dem Workshop. So kannst du Teilnehmer bestätigen, Ernährungswünsche erfassen, Einkäufe planen und die Anwesenheitsliste drucken.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tanzworkshop?

Plane mindestens 90 Minuten vor Beginn für Fläche, Boden, Tische, Registrierung, Dekoration und Technik ein. Der Lautsprechertest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Was müssen Teilnehmer vor einem Tanzworkshop wissen?

Sende die Informationen spätestens 3 Tage vorher. Nenne Beginn, Einlass, Kleidung, benötigte persönliche Dinge, Anfahrt und eine Kontaktperson für kurzfristige Fragen.

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