Checklist para organizar un taller de danza
Organizar un taller de danza requiere coordinar la sala, el profesor, las inscripciones y todo lo necesario para que la sesión fluya sin interrupciones. Esta checklist reúne 47 tareas y 39 materiales, desde la reserva del espacio hasta la recepción de participantes. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde: comprobar los derechos de la música, probar el altavoz, revisar el suelo y preparar la mesa de registro. Sigue el plan en orden y tendrás claro qué cerrar con antelación y qué montar el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Contratar profesor de baile
Crear el programa del taller
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Comprobar los derechos de música
Crear lista de reproducción
Asignar voluntarios
Enviar información a los participantes
Imprimir la lista de asistencia
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Probar altavoz
2 personas
Inspeccionar la sala y el suelo
2 personas
Despejar el suelo
3 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar sonido y música
2 personas
Preparar bebidas y snacks
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Explicar el programa del taller
Coordinar la instrucción de baile
2 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Controlar la música
Coordinar la sesión de baile libre
2 personas
Preparar el bufé de la noche
3 personas
Servir el buffet de la noche
3 personas
Coordinar la pista de baile abierta
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 6
Equipo
- Altavoz activocant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Cables de audiocant. 4
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Material deportivo
- Alfombras de bailecant. 12
- Cintas de prácticacant. 30
- Conoscant. 12
- Espejoscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cuencoscant. 8
Cocina
- Jarras de aguacant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Cinta adhesivacant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Papeleracant. 4
Oficina
- Formularios de asistenciacant. 40
- Pegatinas con nombrecant. 40
- Bolígrafoscant. 10
- Portapapelescant. 4
- Folletos del programacant. 40
Consejos
- Reserva la sala y contrata al profesor antes de abrir las inscripciones. Confirma que el espacio permite despejar el suelo, colocar las alfombras de baile y usar espejos o cintas de práctica si forman parte del taller.
- Envía la información definitiva a los participantes al menos 3 días antes. Incluye la hora de llegada, el programa, qué deben llevar y cualquier indicación sobre bebidas, snacks o preferencias dietéticas.
- Comprueba los derechos de la música y prueba el altavoz, la mesa de mezclas, el micrófono y los cables antes del día del taller. Una prueba de 30 minutos evita descubrir un problema de sonido cuando ya ha empezado la recepción.
- Deja preparada la mesa de registro y la lista de asistencia como mínimo 45 minutos antes de la llegada del grupo. Asigna a un voluntario para recibir participantes mientras otra persona termina de montar sonido y música.
- Inspecciona el suelo y despeja la sala antes de montar mesas y sillas. Coloca bebidas y snacks en una zona separada del área de baile, y ten a mano cubos para recoger vasos y residuos durante y después de la actividad.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de danza?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala, contratar al profesor y preparar el programa. Abre las inscripciones cuando tengas confirmados el espacio, el horario y el contenido del taller.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los participantes?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes si necesitas comprar comida o recoger preferencias dietéticas. Envía la confirmación final y la información práctica al menos 3 días antes del taller.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva al menos 90 minutos para inspeccionar el suelo, despejar el espacio, montar el sonido, colocar las sillas y preparar el registro. La mesa de recepción debería estar lista 45 minutos antes de que llegue el primer participante.
- ¿Qué equipo de sonido necesita un taller de danza?
- Como base, prepara un altavoz activo, una mesa de mezclas, micrófono, soporte, cables de audio, regletas y cables alargadores. Haz una prueba completa de 30 minutos con la lista de reproducción que usarás durante la sesión.
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