Organiser un atelier de danse sans rien oublier
Un atelier de danse demande plus qu’une salle et une playlist. Il faut coordonner le professeur, les inscriptions, les besoins alimentaires, les droits musicaux et l’installation d’un espace réellement praticable. Cette checklist de 47 tâches et 39 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’accueil des participants. Elle inclut aussi les contrôles souvent repoussés au dernier moment : le sol, le haut-parleur, les câbles et la liste de présence.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Réserver un professeur de danse
Créer le programme de l’atelier
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Vérifier les droits musicaux
Créer la playlist musicale
Répartir les bénévoles
Envoyer les informations aux participants
Imprimer la liste de présence
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester le haut-parleur
2 personnes
Inspecter la salle et le sol
2 personnes
Dégager le sol
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le son et la musique
2 personnes
Mettre en place les boissons et les snacks
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter le programme de l'atelier
Animer l'initiation à la danse
2 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Gérer la musique
Animer la séance de danse libre
2 personnes
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
Servir le buffet du soir
3 personnes
Encadrer la piste de danse ouverte
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 36
- Portants à vêtementsqté 2
- Nappesqté 6
Équipement
- Enceinte activeqté 2
- Mixeur audio
- Microphone
- Pied de microphone
- Câbles audioqté 4
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
Matériel de sport
- Tapis de danseqté 12
- Rubans d’entraînementqté 30
- Cônesqté 12
- Miroirsqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Petits bolsqté 8
Cuisine
- Carafes d’eauqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 6
Décoration
- Ballonsqté 50
- Guirlandesqté 6
- Ruban adhésifqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Poubellesqté 4
Bureau
- Formulaires de présenceqté 40
- Étiquettes nominativesqté 40
- Stylos à billeqté 10
- Presse-papiersqté 4
- Brochures du programmeqté 40
Conseils
- Réserve la salle et le professeur avant d’ouvrir les inscriptions : le programme dépend de la durée disponible, de la surface libre et du matériel que l’intervenant prévoit d’utiliser.
- Demande les informations alimentaires au moment de l’inscription, puis confirme les participants quelques jours avant l’atelier. Prépare ensuite les courses en fonction du nombre final, plutôt qu’une estimation générale.
- Teste le son au moins 24 heures avant : enceinte active, mixeur audio, microphone, câbles, multiprises et rallonges doivent fonctionner ensemble. Prévois aussi une playlist de secours hors ligne.
- Inspecte le sol avant l’arrivée du groupe et dégage toute la surface de danse. Les tapis, cônes, rubans d’entraînement et miroirs doivent être installés sans réduire les passages ni l’espace de mouvement.
- Brief les bénévoles avant l’ouverture des portes et attribue clairement l’inscription, l’accueil, les boissons et l’aide technique. Imprime la liste de présence le jour précédent pour ne pas dépendre d’une connexion sur place.
Questions fréquentes
- Quand réserver une salle pour un atelier de danse ?
- Réserve la salle dès que la date et le format sont définis, idéalement au moins 6 à 8 semaines avant l’atelier. Vérifie la surface libre, l’état du sol, les horaires d’accès et les prises électriques avant de confirmer.
- Combien de temps avant envoyer les invitations ?
- Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant l’atelier pour laisser le temps de s’inscrire et de signaler un besoin alimentaire. Envoie les informations pratiques finales 3 à 5 jours avant, avec l’horaire, l’adresse et les consignes.
- Que faut-il tester pour la musique d’un atelier de danse ?
- Teste l’enceinte, le mixeur audio, le microphone et chaque câble au moins 24 heures avant. Vérifie aussi les droits musicaux et garde une copie hors ligne de la playlist sur un second appareil.
- Quand installer la salle le jour de l’atelier ?
- Commence l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Garde au moins 30 minutes pour tester le son, dégager le sol, placer la table d’inscription et briefer les bénévoles.
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