Dansweekend organiseren: checklist voor twee dagen

Een dansweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en muziek. Je stemt twee dagprogramma’s af met dansdocenten, deelnemersniveaus, techniek, maaltijden en vrijwilligers. Begin met de datum en locatie, leg daarna het programma en de bezetting vast en werk toe naar een duidelijke deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je vooral muziekbestanden, materialen, dieetwensen en reserveringen. Op locatie draait de voorbereiding om een vrije dansvloer, veilige looproutes en een getest geluidssysteem.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma voor beide dagen maken
2 personen
Dansdocenten benaderen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Dansniveaus registreren
Reserveringen maken
2 personen
Docentenrooster bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Plattegrond en looproutes maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloeren controleren
2 personen
Dansvloer vrijmaken
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Muziek afspelen en testen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Dansworkshops begeleiden
4 personen
Water en dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Muziek en licht bedienen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Vrij dansen begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Garderobe beheren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Deelnemers opnieuw ontvangen
3 personen
Dagprogramma toelichten
Dansworkshops begeleiden
4 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finale dansprogramma begeleiden
4 personen
Vrij dansen begeleiden
2 personen
Afsluiting en bedankmoment begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Garderobe leegmaken
2 personen
Afval naar containers brengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Dansvloer schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 100
Afzetpaaltjesaantal 8

Servies

Drinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 60
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Muziekback-up
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bain-mariesaantal 2

Verlichting

Lichtspotsaantal 6
Lichtslingersaantal 8
LED-lampenaantal 6

Decoratie

Dansvlaggenaantal 8
Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Statafelrokkenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma voor beide dagen uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig daarna het docentenrooster en noteer per workshop het niveau, de zaal en de benodigde techniek.
Vraag bij de aanmelding meteen het dansniveau en dieetwensen uit. Stuur de verzamelde deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start, zodat wijzigingen niet op locatie ontstaan.
Test laptop, mengpaneel, luidsprekers en draadloze microfoons minstens 3 dagen vooraf met precies de muziekbestanden die je gebruikt. Neem een muziekback-up mee en werk kabels weg met kabelmatten.
Plan de opbouw met minimaal 2 uur vóór de eerste workshop. Controleer eerst de vloeren, maak de dansvloer vrij en zet daarna tafels, stoelen, garderoberekken en looproutes neer.
Haal koelwaren op de dag zelf op en verdeel vrijwilligers vooraf over ontvangst, catering, techniek en afsluiting. Zet naamkaartjes klaar en reserveer minstens 30 minuten voor registratie en uitleg aan het begin.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansweekend organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader dansdocenten direct daarna, zodat je uiterlijk 6 weken voor de start het programma kunt publiceren en uitnodigingen kunt versturen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een dansweekend?: Reken op minimaal 2 uur voor het klaarzetten van tafels, stoelen, garderobe, techniek en looproutes. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige geluidstest en controle van de dansvloer.
Wanneer moet ik dieetwensen en dansniveaus verzamelen?: Vraag beide gegevens op bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het weekend. Geef dieetwensen daarna door aan de catering en gebruik de niveaus voor de groepsindeling.
Wat moet ik meenemen voor de techniek van een dansweekend?: Zorg voor luidsprekers, een mengpaneel, microfoons, standaards, een laptop, verlengkabels, stekkerdozen en een muziekback-up. Test alles 3 dagen vooraf en neem reservekabels of een tweede afspeelmogelijkheid mee als dat beschikbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.