Checklist para tu fin de semana de baile

Organizar un fin de semana de baile implica coordinar clases, música, comidas y descansos sin perder de vista los detalles del recinto. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el programa de los dos días; después confirma profesores, inscripciones y necesidades dietéticas. Durante la última semana, verifica horarios, niveles, archivos musicales y equipo técnico. Esta checklist también te ayuda a preparar la circulación, la recepción y el montaje de la pista antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Hacer el programa para ambos días
2 personas
Contactar a los profesores de baile
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Registrar niveles de baile
Hacer reservas
2 personas
Confirmar el horario de docentes
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Crear el mapa y las rutas de circulación
2 personas
Enviar información a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock y el material
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los productos refrigerados
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los suelos
2 personas
Despejar la pista de baile
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Reproducir y probar la música
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Dejar lista la información sobre alérgenos
Comprobar los baños
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Coordinar el programa de apertura
2 personas
Guiar talleres de danza
4 personas
Rellenar agua y bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
Controlar la música y la iluminación
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar el baile libre
2 personas
Anunciar el cierre
Gestionar el guardarropa
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Recibir de nuevo a los participantes
3 personas
Explicar el programa del día
Guiar talleres de danza
4 personas
Preparar el buffet de almuerzo
4 personas
Reponer el buffet del almuerzo
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el programa final de baile
4 personas
Acompañar el baile libre
2 personas
Coordinar el cierre y el momento de agradecimiento
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Apagar la instalación de luces
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Vaciar el guardarropa
2 personas
Llevar la basura a los contenedores
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar la pista de baile
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4
Perchascant. 100
Postes de delimitacióncant. 8

Vajilla

Vasoscant. 120
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cuencoscant. 60
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 100
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Respaldo musical
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Baines-mariescant. 2

Iluminación

Focoscant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 6

Decoración

Banderas de danzacant. 8
Lona de fondo
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Fundas para mesas altascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Termoscant. 6
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa de ambos días al menos 3 semanas antes y envíalo junto con la información de inscripción. Deja claros los horarios de clases, comidas, pausas y baile social.
Pide las preferencias dietéticas y el nivel de baile durante la inscripción, no al llegar. Revisa esos datos 7 días antes para ajustar reservas, grupos y comidas.
Confirma el horario de cada profesor 10 días antes y prepara un contacto de respaldo. Comprueba también que todos los archivos de música se abren en el portátil previsto.
Haz una prueba técnica completa el día anterior o al menos 3 horas antes de abrir: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, focos, cables y regletas. Protege los cables que crucen las rutas de circulación.
Reserva una hora y media para el montaje antes de recibir al público. Despeja la pista, comprueba el suelo, coloca mesas y sillas, prepara percheros y deja visibles las tarjetas de nombre y las rutas del recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un fin de semana de baile?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar lugar, profesores, programa e inscripciones. Deja la última semana para confirmar horarios, compras, necesidades dietéticas y equipo técnico.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para un fin de semana de baile?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes si necesitas hacer reservas y calcular comidas. Así puedes registrar niveles, preferencias dietéticas y tarjetas de nombre sin trabajar con cifras provisionales.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el recinto?: Calcula al menos 90 minutos para mesas, sillas, percheros, señalización y pista de baile. Añade otros 30 minutos para probar sonido, micrófonos, iluminación y rutas de circulación.
¿Cuánta bebida debo calcular por persona?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Ajusta la cantidad según la duración del programa y ofrece también café, té y agua.

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