Checklist pour organiser un week-end de danse

Un week-end de danse demande plus qu’un bon programme musical. Il faut coordonner les cours sur deux jours, les niveaux des participants, les professeurs, les repas et toute la logistique du lieu. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au rangement de la piste. Vous y trouverez aussi les 55 éléments à prévoir pour l’accueil, la technique, le mobilier et les pauses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le programme pour les deux jours
2 personnes
Contacter des professeurs de danse
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les niveaux de danse
Faire les réservations
2 personnes
Confirmer le planning des enseignants
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Créer le plan du site et les itinéraires de circulation
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler les sols
2 personnes
Dégager la piste de danse
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Diffuser et tester la musique
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les informations sur les allergènes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Animer les ateliers de danse
4 personnes
Réapprovisionner l'eau et les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer le free dance
2 personnes
Annoncer la clôture
Gérer le vestiaire
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Recevoir de nouveau les participants
3 personnes
Présenter le programme de la journée
Animer les ateliers de danse
4 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le final du programme de danse
4 personnes
Encadrer le free dance
2 personnes
Animer la clôture et le moment de remerciement
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Éteindre l'installation d'éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la piste de danse
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 4
Cintresqté 100
Poteaux de délimitationqté 8

Vaisselle

Verres à boireqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Backup musical
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bains-marieqté 2

Éclairage

Spots lumineuxqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 6

Décoration

Drapeaux de danseqté 8
Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Housses de mange-deboutqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Thermosqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le programme des deux jours avant de contacter les professeurs. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux activités pour absorber les retards.
Demandez le niveau de danse et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement. Ces informations déterminent les groupes, les repas et l’accueil sur place.
Testez la sonorisation, la table de mixage, les microphones et les fichiers musicaux au moins 24 heures avant l’ouverture. Préparez aussi une sauvegarde musicale sur un deuxième support.
Ne gardez pas l’installation de la piste pour le dernier moment : contrôlez le sol, dégagez l’espace et prévoyez la circulation avant l’arrivée des participants. Les tables, chaises et portants doivent être installés sans réduire la surface de danse.
Faites les courses après avoir vérifié le stock, puis récupérez les produits frais le jour même ou la veille selon leur conservation. Les boissons, la vaisselle, les rallonges et les passe-câbles sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un week-end de danse ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu et les professeurs, puis ouvrez les inscriptions dès que le programme des deux jours est suffisamment stable.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message au moment de l’inscription, puis les informations pratiques définitives 7 jours avant l’événement. Rappelez l’adresse, les horaires, le niveau demandé, les repas et ce que chacun doit apporter.
Combien de professeurs faut-il pour un week-end de danse ?: Prévoyez au minimum un professeur par cours ou niveau programmé, puis confirmez leurs horaires 2 à 3 semaines avant le week-end. Le nombre exact dépend de la durée des cours et du nombre de groupes simultanés.
Quand tester le matériel de musique et l’éclairage ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis vérifiez à nouveau les branchements en installant la salle. Gardez les rallonges, multiprises, passe-câbles et la sauvegarde musicale accessibles pendant les deux jours.

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