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Checkliste für ein gut organisiertes Tanzwochenende

Ein Tanzwochenende braucht mehr als ein gutes Musikprogramm. Du koordinierst zwei Tagesabläufe, Tanzlehrer, Anmeldungen, unterschiedliche Tanzstufen und die Ausstattung vor Ort. Plane zuerst Datum, Raum und Programm, danach Anmeldungen, Verpflegung und Helfer. In den letzten Tagen stehen Techniktest, Einkauf und Teilnehmerinformationen an; am Veranstaltungstag zählen freie Tanzflächen, sichere Laufwege und ein reibungsloser Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm für beide Tage erstellen

    2 Personen

  • Tanzlehrer ansprechen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tanzstufen erfassen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Lehrerplan bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Musikdateien prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Lageplan und Laufwege erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Vorräte und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlwaren abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Böden kontrollieren

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Musik abspielen und testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Allergeninformationen bereitlegen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Einweisung für Freiwillige geben

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungsprogramm begleiten

    2 Personen

  • Tanzworkshops begleiten

    4 Personen

  • Wasser und Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pausenraum ordentlich halten

    2 Personen

  • Musik und Licht bedienen

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Freies Tanzen betreuen

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Teilnehmer erneut empfangen

    3 Personen

  • Tagesprogramm erläutern

  • Tanzworkshops begleiten

    4 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Mittagsbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Finale des Tanzprogramms begleiten

    4 Personen

  • Freies Tanzen betreuen

    2 Personen

  • Abschluss und Dankesmoment begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Lichtanlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Garderobe leeren

    2 Personen

  • Abfall zu den Containern bringen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Tanzfläche reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 90
  • BarhockerAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 100
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • SchälchenAnz. 60
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • Musik-Backup
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 10
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bain-MariesAnz. 2

Beleuchtung

  • LichtspotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 6

Dekoration

  • TanzfahnenAnz. 8
  • Hintergrundtuch
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 100
  • WegweiserAnz. 12
  • StehtischhussenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • LebensmittelboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 20

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm für beide Tage fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Interessierte ihre Tanzstufe auswählen und du erkennst früh, ob Pausen, Workshops und Übergänge realistisch geplant sind.
  • Erfasse bei jeder Anmeldung neben den Kontaktdaten auch Tanzstufe und Ernährungswünsche. Schließe die Abfrage spätestens 7 Tage vorher, damit Reservierungen und Einkaufsmengen nicht auf Schätzungen beruhen.
  • Bestätige den Lehrerplan und die Musik spätestens 3 Tage vor Beginn. Prüfe alle Musikdateien auf dem Laptop und halte ein Musik-Backup bereit, statt dich am Veranstaltungstag auf eine einzige Quelle zu verlassen.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Lichtspots mindestens 2 Stunden vor Einlass. Verlängerungskabel müssen mit Kabelmatten gesichert werden, damit niemand an Technik oder Laufwegen hängen bleibt.
  • Plane den Aufbau mit festen Bereichen für Garderobe, Getränke und Tanzfläche. Kontrolliere den Boden vor dem Einlass, räume die Tanzfläche vollständig frei und stelle Tische und Stühle erst so auf, dass die Laufwege nicht verengt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzwochenende planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Tanzlehrern und dem Programm. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Wochenende verschickt werden, damit Anmeldungen und Reservierungen genügend Zeit haben.
Wann sollte ich die Anmeldungen für ein Tanzwochenende schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor Beginn. Dann kannst du Tanzstufen, Ernährungswünsche, Namensschilder, Verpflegung und die endgültige Raumplanung zuverlässig vorbereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Tanzwochenende?
Plane mindestens 2 Stunden für Mobiliar, Garderobe, Tanzfläche, Technik und Beschilderung ein. Der Techniktest sollte abgeschlossen sein, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Was muss man bei der Technik für ein Tanzwochenende prüfen?
Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop und Licht mindestens am Vortag und noch einmal 2 Stunden vor Beginn. Nimm ein Musik-Backup mit und sichere jedes Verlängerungskabel mit einer Kabelmatte.

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