Danswedstrijd organiseren: checklist en planning
Een danswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, muziek en juryleden regelen. Je moet deelnemers op tijd bevestigen, muziekbestanden controleren en de startvolgorde sluitend maken. Regel de wedstrijdlocatie en het reglement eerst; pas daarna kun je inschrijvingen, juryformulieren en communicatie goed afstemmen. Deze checklist helpt je van de eerste afspraken tot de ontvangst van deelnemers en de voorbereiding van de jurytafels.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Presentator vastleggen
Muziekcoördinator vastleggen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startvolgorde samenstellen
2 personen
Juryformulieren maken
Deelnemersinformatie versturen
Reserveringen controleren
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Startnummers klaarleggen
2 personen
Jurytafels voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en zaal controleren
3 personen
Dansvloer afzetten
3 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Jurytafels inrichten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Prijsentafel inrichten
2 personen
Jurybriefing geven
5 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Muziekvolgorde klaarzetten
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingswoord verzorgen
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
Muziek per ronde afspelen
2 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Zaal netjes houden
2 personen
Publieksstemming verzamelen
2 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Einduitslag controleren
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afsluitingswoord verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Dansvloer schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslag naar deelnemers sturen
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 180
- Jurytafelsaantal 3
- Jurystoelenaantal 8
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Laptop
- USB-sticksaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffertapeaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtfiltersaantal 6
Sportmateriaal
- Dansvloerpanelenaantal 24
- Rubber antislipmattenaantal 12
- Opwarmmattenaantal 10
- Spiegelsaantal 4
- Waterkrattenaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerplateausaantal 8
- Kannenaantal 8
- Koffiepottenaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Scharenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Waterkokersaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 150
- Ballonnenbogenaantal 2
- Slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
- Fotowand
- Decoratieve tapeaantal 6
- Welkomstbord
- Rondebordaantal 6
- Pijlbordjesaantal 12
- Tafelnummersaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Tafeldecoratiesaantal 12
- Fotopropsaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handschoenenaantal 12
- Afvalscheidingsbakkenaantal 6
- Vuilniscontainersaantal 4
- Sponsjesaantal 12
- Schuursponsjesaantal 6
- Rubberen raamwissersaantal 2
- Toiletborstelsaantal 4
- Luchtverfrissersaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Registratie
- Startnummersaantal 120
- Veiligheidsspeldenaantal 300
- Polsbandjesaantal 220
- Naamstickersaantal 220
- Balpennenaantal 30
- Klembordenaantal 12
Wedstrijdmateriaal
- Juryformulierenaantal 200
- Scorebladenaantal 30
- Deelnemerslijstenaantal 20
- Programmafoldersaantal 220
- Certificatenaantal 120
- Medaillesaantal 30
- Bekersaantal 12
- Enveloppenaantal 30
- Pennenbakjesaantal 4
- Papiertapeaantal 6
- Markeerstiftenaantal 12
- Rekenmachinesaantal 4
- Timeraantal 2
- Kledinghoezenaantal 40
- Spiegelfolieaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Antislipstickersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 8
- Nooduitgangbordjesaantal 6
Tips
- Leg de wedstrijdlocatie, juryleden, presentator en muziekcoördinator minimaal 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of er ruimte is voor dansvloerpanelen, opwarmmatten, jurytafels en een aparte deelnemerszone.
- Sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd en stuur daarna de deelnemersinformatie. Vermeld daarin de aankomsttijd, startvolgorde, muziekvereisten, dieetwensen en contactgegevens voor wijzigingen.
- Verzamel muziekbestanden niet pas op de wedstrijddag. Controleer elke inzending uiterlijk 7 dagen vooraf op afspeelbaarheid en zet een tweede kopie op een aparte USB-stick.
- Test geluid en verlichting minstens 2 uur voor aanvang met de actieve speakers, het mengpaneel, de draadloze microfoons en de laptop. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast met gaffertape, zodat niemand erover struikelt.
- Plan voor de ontvangst 1 tafel voor deelnemersregistratie en houd startnummers, de afgedrukte deelnemerslijst en juryformulieren klaar. Zet dranken koud voordat de eerste deelnemers arriveren en reserveer extra water voor de warming-up.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een danswedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, jury, presentator en het wedstrijdreglement. Plan de inschrijvingen daarna en houd de laatste 2 weken vrij voor deelnemersbevestiging, muziekcontrole en materiaalcontrole.
- Wanneer moet de startvolgorde van een danswedstrijd klaar zijn?
- Maak de startvolgorde uiterlijk 10 dagen voor de wedstrijd, zodra de deelnemers definitief zijn. Stuur de volgorde samen met de deelnemersinformatie minimaal 7 dagen vooraf door.
- Hoeveel juryformulieren heb ik nodig voor een danswedstrijd?
- Reken op 1 juryformulier per deelnemer per jurylid en leg minimaal 10 procent extra formulieren klaar. Bij 30 deelnemers en 4 juryleden heb je dus 120 formulieren nodig, plus 12 reserve-exemplaren.
- Hoeveel eerder moet je aanwezig zijn voor een danswedstrijd?
- Plan voor de organisatie minimaal 2 uur opbouwtijd en laat jury, presentator en muziekcoördinator uiterlijk 60 minuten voor aanvang aanwezig zijn. Deelnemers kunnen meestal 30 tot 45 minuten vooraf worden ontvangen voor registratie en warming-up.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!