Checklist pour organiser un concours de danse

Organiser un concours de danse demande de verrouiller les décisions sportives, l’accueil et la technique dans le bon ordre. Commence par le règlement, le lieu, le jury et les inscriptions, puis confirme les participants avant de construire l’ordre de départ. La semaine précédente, concentre-toi sur les fichiers musicaux, les dossards, les formulaires du jury et le matériel de piste. Cette checklist t’aide à repérer les oublis qui compliquent souvent la journée, comme les besoins alimentaires ou les rallonges manquantes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir le lieu de la compétition
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Réserver un animateur
Fixer le coordinateur musical
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Établir l’ordre de départ
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les réservations
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer les tables du jury
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et la salle
3 personnes
Balisage de la piste de danse
3 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Aménager la table des prix
2 personnes
Briefing du jury
5 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Préparer l’ordre de passage musical
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les manches du concours
4 personnes
Diffuser la musique à chaque manche
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Maintenir la salle propre
2 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Animer la finale
4 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Préparer le discours de clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 180
Tables du juryqté 3
Chaises de juryqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Clés USBqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Filtres de lumièreqté 6

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 24
Tapis antidérapants en caoutchoucqté 12
Tapis chauffantsqté 10
Miroirsqté 4
Caisses d’eauqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Cafetièreqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bouilloiresqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Mur photo
Ruban décoratifqté 6
Panneau d’accueil
Tableau rondqté 6
Panneaux de directionqté 12
Numéros de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Décorations de tableqté 12
Accessoires photoqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4
Épongesqté 12
Éponges à récurerqté 6
Raclettes en caoutchoucqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Diffuseurs d’airqté 4
Seaux de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Inscription

Numéros de départqté 120
Épingles de sûretéqté 300
Braceletsqté 220
Étiquettes nominativesqté 220
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 12

Matériel de compétition

Fiches de juryqté 200
Feuilles de scoreqté 30
Listes de participantsqté 20
Brochures du programmeqté 220
Certificatsqté 120
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12
Enveloppesqté 30
Pots à stylosqté 4
Ruban de papierqté 6
Marqueursqté 12
Calculatricesqté 4
Minuterieqté 2
Housses à vêtementsqté 40
Film miroirqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Autocollants antidérapantsqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Panneaux de sortie de secoursqté 6

Conseils

Fixe le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précise les catégories, les critères de notation, la durée des passages et les conditions de participation. Cela évite de répondre différemment aux candidats.
Demande les fichiers musicaux dès l’inscription, puis vérifie chaque fichier au moins 7 jours avant le concours sur l’ordinateur qui servira le jour J. Prévois aussi une copie sur 2 clés USB.
N’attends pas la dernière semaine pour organiser le jury et l’animateur. Envoie les informations pratiques aux participants après confirmation de l’ordre de départ, idéalement 5 à 7 jours avant la compétition.
Prépare les dossards et imprime la liste des participants la veille. Garde quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute et installe une table distincte pour l’accueil.
Teste la piste, les microphones, la table de mixage et l’éclairage avant l’ouverture des portes. Vérifie chaque rallonge et multiprise, puis sécurise les câbles avec du gaffer pour éviter les chutes.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de danse ?: Ouvre-les après avoir fixé le règlement, le lieu, le jury et les catégories. Prévois généralement une période de 3 à 6 semaines, puis réserve les 7 derniers jours au traitement des inscriptions et aux relances.
Quand envoyer l’ordre de départ aux participants ?: Envoie l’ordre de départ dès que les inscriptions sont confirmées et au plus tard 5 à 7 jours avant le concours. Indique aussi l’heure d’arrivée, les consignes musicales et les informations utiles sur place.
Combien de temps avant faut-il vérifier les musiques ?: Vérifie tous les fichiers au moins 7 jours avant l’événement, puis refais un test technique le jour précédent. Conserve une copie sur l’ordinateur utilisé et sur 2 clés USB pour limiter les risques.
Que préparer la veille d’un concours de danse ?: Prépare les dossards, les formulaires du jury, la liste imprimée des participants et le matériel d’accueil. Mets aussi les boissons au frais et rassemble les éléments techniques afin de pouvoir installer sans courir le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.