Tanzwettbewerb organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Tanzwettbewerb braucht mehr als eine Bühne und Musik. Du legst zuerst Reglement, Ort, Jury und Anmeldung fest und koordinierst danach Teilnehmer, Startreihenfolge und Musikdateien. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Technik, Tanzboden, Juryunterlagen und Startnummern wirklich einsatzbereit sind. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zum Veranstaltungstag und macht sichtbar, was Veranstalter häufig zu spät prüfen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
Veranstaltungsort des Wettbewerbs festlegen
2 Personen
Jurymitglieder erfassen
2 Personen
Moderator festlegen
Musikkoordinator festlegen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Startreihenfolge zusammenstellen
2 Personen
Juryformulare erstellen
Teilnehmerinformationen versenden
Reservierungen prüfen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Preise und Medaillen bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Jurytische vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Saal kontrollieren
3 Personen
Tanzfläche absperren
3 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Jurytische einrichten
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Preistisch einrichten
2 Personen
Jury-Briefing geben
5 Personen
Freiwillige einweisen
4 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Musikreihenfolge bereitstellen
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Eröffnungsrede halten
Wettkampfrunden betreuen
4 Personen
Musik pro Runde abspielen
2 Personen
Juryformulare einsammeln
2 Personen
Ergebnisse eintragen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Halle ordentlich halten
2 Personen
Publikumsabstimmung sammeln
2 Personen
Finalrunde begleiten
4 Personen
Endergebnis prüfen
3 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Schlusswort übernehmen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Tanzfläche reinigen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ergebnis an die Teilnehmenden senden
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 180
JurytischeAnz. 3
JurystühleAnz. 8
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
USB-SticksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffa-TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
LichtfilterAnz. 6

Sportmaterial

TanzbodenplattenAnz. 24
Rutschfeste GummimattenAnz. 12
AufwärmmattenAnz. 10
SpiegelAnz. 4
WasserkistenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 12
ServierplattenAnz. 8
KannenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
ScherenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkocherAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
Fotowand
Dekoratives KlebebandAnz. 6
Willkommensschild
RundenschildAnz. 6
WegweiserAnz. 12
TischnummernAnz. 12
WimpelkettenAnz. 6
TischdekorationenAnz. 12
FotopropsAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6
MüllcontainerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
ScheuerschwämmeAnz. 6
GummifensterabzieherAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
LufterfrischerAnz. 4
PutzeimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Registrierung

StartnummernAnz. 120
SicherheitsnadelnAnz. 300
ArmbänderAnz. 220
NamensaufkleberAnz. 220
KugelschreiberAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12

Spielmaterial

JuryformulareAnz. 200
WertungsbögenAnz. 30
TeilnehmerlistenAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 220
ZertifikateAnz. 120
MedaillenAnz. 30
BecherAnz. 12
UmschlägeAnz. 30
StiftehalterAnz. 4
PapierklebebandAnz. 6
MarkerAnz. 12
TaschenrechnerAnz. 4
TimerAnz. 2
KleiderhüllenAnz. 40
SpiegelfolieAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste AufkleberAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 8
NotausgangsschilderAnz. 6

Tipps

Lege das Wettkampfreglement fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. Darin sollten unter anderem Kategorien, Bewertung und Ablauf eindeutig beschrieben sein, damit Rückfragen nicht kurz vor dem Wettbewerb entstehen.
Sammle die Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere sie mit der Anmeldung oder spätestens zwei Wochen vorher an, prüfe jedes Format und speichere eine Sicherung auf mindestens zwei USB-Sticks.
Plane für die Jury eigene Tische, Stühle und Formulare ein. Drucke Teilnehmerliste, Startnummern und Bewertungsunterlagen spätestens am Vortag aus und lege sie nach Startreihenfolge bereit.
Prüfe den Tanzboden vor dem Aufbau auf Unebenheiten und sichere Übergänge mit rutschfesten Gummimatten. Aufwärmmatten und Spiegel sollten vor dem Einlass an ihrem vorgesehenen Platz stehen.
Stimme Moderation, Musikkoordination und Technik vor Beginn gemeinsam ab. Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor dem ersten Start.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzwettbewerb organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Reglement, Veranstaltungsort, Jury und Anmeldung. Einladungen und Online-Werbung können danach starten; die Teilnehmerbestätigung sollte spätestens zwei Wochen vor dem Termin abgeschlossen sein.
Wann muss die Musik für einen Tanzwettbewerb vorliegen?: Fordere die Musikdateien spätestens zwei Wochen vor dem Wettbewerb an. Prüfe sie innerhalb von drei bis fünf Tagen und halte eine Kopie auf zwei USB-Sticks sowie auf dem Laptop bereit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzwettbewerbs?: Plane mindestens drei Stunden für Mobiliar, Tanzboden, Licht, Ton, Jurytische und Absperrungen ein. Der Techniktest sollte zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass stattfinden, damit Fehler nicht während der Anmeldung auffallen.
Was muss die Jury am Veranstaltungstag bekommen?: Bereite für jedes Jurymitglied einen Sitzplatz, ein Bewertungsformular und Schreibmaterial vor. Lege die Unterlagen mindestens 30 Minuten vor dem ersten Start an den Jurytischen aus und halte eine vollständige Ersatzkopie bereit.

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