Checklist para organizar un concurso de baile

Organizar un concurso de baile requiere coordinar participantes, jurado, música y espacio en un orden claro. Empieza por redactar el reglamento y definir la ubicación; después prepara las inscripciones, la promoción y el sistema de puntuación. Durante la última semana, confirma reservas, participantes, archivos de música y premios. Esta checklist también te ayuda a detectar lo que suele olvidarse: dorsales, formularios del jurado, cables, iluminación y bebidas frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Definir la ubicación del concurso
2 personas
Definir el jurado
2 personas
Confirmar al presentador
Asignar coordinador de música
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
2 personas
Preparar el orden de salida
2 personas
Preparar formularios de jurado
Enviar información a los participantes
Comprobar las reservas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Encargar premios y medallas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar las mesas del jurado
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo y la sala
3 personas
Delimitar la pista de baile
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar las mesas del jurado
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
5 personas
Instruir a los voluntarios
4 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Preparar el orden de la música
2 personas
Recibir al público
3 personas
Dar el discurso de apertura
Guiar las rondas de competición
4 personas
Reproducir música por ronda
2 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Mantener el salón ordenado
2 personas
Recoger la opinión del público
2 personas
Guiar la ronda final
4 personas
Comprobar el resultado final
3 personas
Entregar premios
3 personas
Hacer el discurso de clausura
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la pista de baile
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar los resultados a los participantes
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 180
Mesas del juradocant. 3
Sillas del juradocant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Memorias USBcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Filtros de luzcant. 6

Material deportivo

Paneles de pista de bailecant. 24
Alfombrillas antideslizantes de gomacant. 12
Colchonetas de calentamientocant. 10
Espejoscant. 4
Cajas de aguacant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 8
Jarrascant. 8
Jarras de cafécant. 3

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Abrebotellascant. 4
Tijerascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharonescant. 12
Pinzas de servircant. 8
Teterascant. 2

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Photowall
Cinta decorativacant. 6
Cartel de bienvenida
Platos redondoscant. 6
Carteles de flechascant. 12
Números de mesacant. 12
Guirnaldascant. 6
Decoraciones de mesacant. 12
Accesorios para fotoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Guantescant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6
Contenedores de basuracant. 4
Esponjascant. 12
Estropajoscant. 6
Rascadores de ventana de gomacant. 2
Escobillas de bañocant. 4
Ambientadorescant. 4
Cubos de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Registro

Dorsalescant. 120
Imperdiblescant. 300
Pulserascant. 220
Pegatinas con nombrecant. 220
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12

Material de competición

Hojas de evaluación del juradocant. 200
Hojas de puntuacióncant. 30
Listas de participantescant. 20
Folletos del programacant. 220
Certificadoscant. 120
Medallascant. 30
Vasoscant. 12
Sobrescant. 30
Portalápicescant. 4
Cinta de papelcant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12
Calculadorascant. 4
Temporizadorcant. 2
Fundas para ropacant. 40
Lámina de espejocant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Pegatinas antideslizantescant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Señales de salida de emergenciacant. 6

Consejos

Redacta el reglamento antes de abrir las inscripciones e indica categorías, duración de cada actuación, criterios de puntuación y fecha límite. Envíaselo a cada participante junto con la confirmación de su plaza.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del concurso. Así tendrás tiempo para preparar el orden de salida, imprimir la lista de participantes y asignar los dorsales sin cambios de última hora.
Reúne los archivos de música 5 días antes y pruébalos en el portátil y la mesa de mezclas. Guarda una copia en dos memorias USB y comprueba que cada pista tenga el nombre del participante.
Prepara una mesa independiente para el jurado, con un formulario por actuación y bolígrafos de repuesto. Reserva también micrófonos inalámbricos, altavoces, cables alargadores, regletas y cinta gaffer para evitar interrupciones técnicas.
Monta la pista y los focos con antelación y fija los cables al suelo. Coloca las alfombrillas antideslizantes, las colchonetas de calentamiento y el agua antes de que lleguen los participantes; enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de baile?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para definir el reglamento, reservar el espacio, formar el jurado y promocionar el concurso. Deja la última semana para confirmar participantes, música, premios y equipo.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un concurso de baile?: Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del evento. Necesitas ese margen para preparar el orden de salida, los dorsales, la lista de participantes y los formularios del jurado.
¿Cuándo hay que enviar la música de los participantes?: Pide los archivos de música 5 días antes del concurso y comprueba cada uno en el equipo que se utilizará. Conserva una copia de seguridad en dos memorias USB y lleva también el portátil con los archivos ordenados.
¿Qué equipo técnico hace falta para un concurso de baile?: Calcula al menos un portátil, una mesa de mezclas, altavoces activos, dos micrófonos inalámbricos, soportes, cables alargadores, regletas y cinta gaffer. Prueba todo entre 2 y 3 horas antes de abrir el acceso al público.

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