Zo organiseer je een danswedstrijd zonder verrassingen

Begin een danswedstrijd niet met de muziek of aankleding, maar met het wedstrijdreglement en de locatie. Leg daarna juryleden, presentator en muziekcoördinator vast, zodat je inschrijfformulier duidelijke informatie bevat. Zodra de deelnemers zich aanmelden, verwerk je dieetwensen, bevestig je deelname en bouw je de startvolgorde op. In de laatste week controleer je muziekbestanden, juryformulieren, prijzen en techniek. Op de wedstrijddag draait alles om een korte briefing, een veilige dansvloer en een strak tijdschema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
3
Juryleden vastleggen
2 personen
4
Presentator vastleggen
5
Muziekcoördinator vastleggen
6
Inschrijfformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie online plaatsen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
2 personen
12
Startvolgorde samenstellen
2 personen
13
Juryformulieren maken
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Reserveringen controleren
16
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
17
Muziekbestanden controleren
2 personen
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Deelnemerslijst afdrukken
23
Startnummers klaarleggen
2 personen
24
Jurytafels voorbereiden
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Vloer en zaal controleren
3 personen
29
Dansvloer afzetten
3 personen
30
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
Verlichting testen
2 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Stoelen plaatsen
4 personen
35
Jurytafels inrichten
2 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Wegwijzers plaatsen
2 personen
40
Prijsentafel inrichten
2 personen
41
Jurybriefing geven
5 personen
42
Vrijwilligers instrueren
4 personen

Event

43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Startnummers uitdelen
2 personen
45
Muziekvolgorde klaarzetten
2 personen
46
Publiek ontvangen
3 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
49
Muziek per ronde afspelen
2 personen
50
Juryformulieren verzamelen
2 personen
51
Scores verwerken
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet aanvullen
2 personen
56
Zaal netjes houden
2 personen
57
Publieksstemming verzamelen
2 personen
58
Finaleronde begeleiden
4 personen
59
Einduitslag controleren
3 personen
60
Prijzen uitreiken
3 personen
61
Afsluitingswoord verzorgen
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
65
Verlichting afbouwen
2 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval sorteren
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Dansvloer schoonmaken
2 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Zaal schoonmaken
4 personen
73
Materialen terugbrengen
3 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Uitslag naar deelnemers sturen
76
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 180
Jurytafelsaantal 3
Jurystoelenaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
USB-sticksaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffertapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Lichtfiltersaantal 6

Sportmateriaal

Dansvloerpanelenaantal 24
Rubber antislipmattenaantal 12
Opwarmmattenaantal 10
Spiegelsaantal 4
Waterkrattenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 12
Serveerplateausaantal 8
Kannenaantal 8
Koffiepottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Fotowand
Decoratieve tapeaantal 6
Welkomstbord
Rondebordaantal 6
Pijlbordjesaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotopropsaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Vuilniscontainersaantal 4
Sponsjesaantal 12
Schuursponsjesaantal 6
Rubberen raamwissersaantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Luchtverfrissersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Registratie

Startnummersaantal 120
Veiligheidsspeldenaantal 300
Polsbandjesaantal 220
Naamstickersaantal 220
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 12

Wedstrijdmateriaal

Juryformulierenaantal 200
Scorebladenaantal 30
Deelnemerslijstenaantal 20
Programmafoldersaantal 220
Certificatenaantal 120
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 12
Enveloppenaantal 30
Pennenbakjesaantal 4
Papiertapeaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Rekenmachinesaantal 4
Timeraantal 2
Kledinghoezenaantal 40
Spiegelfolieaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipstickersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Nooduitgangbordjesaantal 6

Tips

Leg het reglement vast vóór je het inschrijfformulier maakt. Vermeld onder meer categorieën, maximale duur, jurysysteem, muziekvereisten en de uiterste inschrijfdatum; anders moet je deelnemers later opnieuw benaderen.
Plan de muziekcontrole uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Verzamel bestanden op één laptop én twee USB-sticks, test ze met het mengpaneel en controleer of elk nummer aan de juiste deelnemer gekoppeld is.
Maak de startvolgorde pas nadat de inschrijvingen zijn gesloten en stuur die informatie minstens 3 dagen vooraf. Leg startnummers, een afgedrukte deelnemerslijst en juryformulieren klaar bij de jurytafels.
Test geluid en stroom vóór de zaal open gaat: actieve speakers, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen moeten samen worden gecontroleerd. Plak kabels met gaffertape vast en houd minimaal één vrije microfoon of reserve-aansluiting beschikbaar.
Richt de dansvloer eerst veilig in en pas daarna de publieksruimte. Controleer de dansvloerpanelen en rubberen antislipmatten, houd waterkratten binnen bereik en zet dranken pas koud zodra de boodschappen en aantallen zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een danswedstrijd organiseren?: Begin minstens 8 weken vooraf met locatie, reglement, jury, presentator en muziekcoördinator. Open de inschrijving daarna, zodat je nog 2 tot 3 weken hebt voor bevestigingen, startvolgorde en technische controle.
Wanneer moet je de muziek van deelnemers verzamelen?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 14 dagen voor de wedstrijd op en sluit de aanlevering 7 dagen vooraf. Gebruik de laatste week om elk bestand te testen en een reservekopie op twee USB-sticks te zetten.
Hoe maak je een startvolgorde voor een danswedstrijd?: Verwerk eerst alle bevestigde deelnemers en deel ze in per categorie of ronde. Stuur de definitieve startvolgorde minimaal 3 dagen vooraf en leg op de dag zelf startnummers naast de deelnemerslijst klaar.
Welke techniek heb je nodig voor een danswedstrijd?: Reken minimaal op actieve speakers, een mengpaneel, draadloze microfoons, microfoonstatieven, een laptop, verlengkabels en stekkerdozen. Test alles vóór de zaal open gaat en neem twee USB-sticks met de muziek mee als reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.