Dansvoorstelling organiseren: checklist en planning

Een dansvoorstelling vraagt om meer dan een repetitieschema en een podium. Je regelt tegelijk de zaal, deelnemers, kaartverkoop, kostuums, muziek, decor, techniek en publieksontvangst. Begin met datum, zaal en programma en werk daarna terug vanaf de voorstelling. Controleer muziekbestanden en kostuums niet pas op de dag zelf: een ontbrekende track of slecht passende outfit levert direct vertraging op. Gebruik de checklist om taken te verdelen en de laatste voorbereidingen per moment af te vinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal vastleggen
2 personen
Voorstellingsprogramma bepalen
3 personen
Repetitierooster maken
2 personen
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kaartverkoop bijhouden
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Danskostuums inventariseren
3 personen
Kostuums passen
4 personen
Kostuums herstellen
2 personen
Decorontwerp uitwerken
3 personen
Decoratiemateriaal inkopen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Benodigdheden kopen
2 personen
Publiekskaarten sorteren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Kostuums klaarleggen
3 personen
Muziek op reserve zetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
3 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Lichtposities instellen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
3 personen
Technische back-up testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Artiestenregistratie openen
2 personen
Dansers omkleden
5 personen
Dansers schminken
4 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Publieksontvangst starten
4 personen
Kaarten controleren
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling aankondigen
Muziek tijdens voorstelling bedienen
2 personen
Licht tijdens voorstelling bedienen
2 personen
Kleedkamers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Afscheid aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Avondvoorstelling voorbereiden
5 personen
Avondpubliek ontvangen
4 personen
Avondvoorstelling begeleiden
5 personen
Afscheidsbloemen uitdelen
2 personen
Publiek uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Kostuums verzamelen
4 personen
Decor afbouwen
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Stoelen terugzetten
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Kostuums wassen
2 personen
Decoratiemateriaal opbergen
2 personen
Ongebruikte voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Kleedkamerbankenaantal 8
Paskamerschermenaantal 4

Apparatuur

Geluidsspeakersaantal 2
Muziekspeler
Reserve laptop
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Decorpanelenaantal 6
Decoratieve doekenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Papieren slingersaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Bloemboekettenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Vorkenaantal 180
Taartvorkjesaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Plateausaantal 8
Kledingstomersaantal 2
Naaikitsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en zaal eerst vast en bepaal daarna het voorstellingsprogramma. Plan repetities per dans en houd ruimte over voor minimaal één volledige doorloop.
Verzamel muziekbestanden uiterlijk 2 weken vooraf en controleer elk bestand op de apparatuur waarop je tijdens de voorstelling afspeelt. Zet een reservekopie op minimaal 2 USB-sticks en een reserve laptop klaar.
Plan kostuumpassen uiterlijk 10 dagen vooraf. Noteer per deelnemer wat ontbreekt, herstelwerk nodig heeft of nog gewassen moet worden en leg complete kostuums per dans klaar.
Maak vrijwilligersindelingen minstens 1 week vooraf: wijs aparte mensen aan voor garderobe, publiekskaarten, kleedkamers, techniek en het openen van de locatie. Zo hoeft één vrijwilliger niet tegelijk kaartjes te controleren en backstage te helpen.
Koel dranken pas op de voorstellingsdag, maar bestel catering en controleer servies minstens 5 dagen eerder. Druk programma’s en draaiboeken uiterlijk 2 dagen vooraf af en sorteer publiekskaarten per rij of tijdslot.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een dansvoorstelling organiseren en de zaal vastleggen?: Leg de datum en zaal bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Daarna kun je het programma, repetitierooster, deelnemerslijst en de kaartverkoop plannen.
Hoe lang van tevoren moet ik kostuums voor een dansvoorstelling passen?: Plan de eerste kostuumpas uiterlijk 10 dagen voor de voorstelling. Houd daarna nog 3 tot 5 dagen over voor herstellen, verstellen en een tweede controle.
Wanneer moet ik muziek voor een dansvoorstelling controleren?: Verzamel alle muziekbestanden uiterlijk 2 weken vooraf en controleer ze daarna nogmaals tijdens een technische repetitie. Bewaar minimaal één reservekopie op een USB-stick en op een reserve laptop.
Wat moet ik op de dag van een dansvoorstelling als eerste doen?: Open de locatie minimaal 3 uur voor aanvang. Controleer eerst stroom, geluid, verlichting, kleedkamers en decor; leg daarna kostuums en muziek klaar en sorteer de publiekskaarten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.