Checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse se prépare d’abord autour de la date, de la salle et du programme, puis se précise avec les répétitions, les participants et les besoins techniques. Les costumes, les fichiers musicaux et le décor demandent plusieurs vérifications, pas seulement une préparation la veille. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 58 fournitures nécessaires, de la première réservation à l’ouverture des portes. Utilise-la pour savoir quoi régler, dans quel ordre et à quel moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
2 personnes
Définir le programme du spectacle
3 personnes
Créer le planning des répétitions
2 personnes
Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Suivre la vente des billets
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Inventorier les costumes de danse
3 personnes
Essayer les costumes
4 personnes
Réparer les costumes
2 personnes
Élaborer le design du décor
3 personnes
Acheter le matériel de décoration
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Acheter les fournitures
2 personnes
Trier les cartes du public
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les costumes
3 personnes
Mettre la musique en réserve
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
3 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Régler les positions de lumière
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Tester la musique et le micro
3 personnes
Tester le back-up technique
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des artistes
2 personnes
Habiller les danseurs
5 personnes
Maquiller les danseurs
4 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Démarrer l’accueil du public
4 personnes
Contrôler les billets
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Annoncer le spectacle
Gérer la musique pendant le spectacle
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant le spectacle
2 personnes
Accompagner les vestiaires
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Annoncer le départ
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Préparer la représentation du soir
5 personnes
Accueillir le public du soir
4 personnes
Animer la représentation du soir
5 personnes
Distribuer les fleurs d’adieu
2 personnes
Saluer le public au revoir
4 personnes

Suivi

Rassembler les costumes
4 personnes
Démonter le décor
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre les chaises en place
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Laver les costumes
2 personnes
Ranger le matériel de décoration
2 personnes
Ranger les stocks non utilisés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Bancs de vestiaireqté 8
Paravents de cabine d'essayageqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Ordinateur portable de secours
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Rallongesqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 6
Tissus décoratifsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes en papierqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Bouquets de fleursqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Verres à boireqté 220
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateauxqté 8
Défroisseurs vapeurqté 2
Kits de coutureqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle avant de lancer les invitations : prévois ensuite un calendrier de répétitions avec les créneaux de chaque groupe et une répétition générale.
Teste chaque fichier musical sur le lecteur audio et les haut-parleurs au moins 7 jours avant le spectacle. Garde une copie sur clé USB et un ordinateur portable de secours le jour J.
Fais essayer les costumes suffisamment tôt pour corriger les retouches et noter les tailles manquantes. Prépare les portants, cintres et paravents avant l’arrivée des danseurs.
Répartis les bénévoles par mission, notamment l’accueil, les coulisses, les changements de costumes et la billetterie. Donne à chacun le déroulé imprimé et une heure de présence précise.
Prépare la salle la veille si possible : installe les chaises, tables, éclairages et décor, puis refroidis les boissons et vérifie les prises, rallonges et multiprises avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer la salle, construire le programme, organiser les répétitions, gérer les inscriptions, préparer les costumes et tester la technique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la représentation. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant afin de finaliser les participants, les besoins alimentaires et la billetterie.
Quand tester la musique et le matériel technique ?: Effectuez un premier test 7 jours avant, puis une vérification complète le jour J, au moins 2 heures avant l’ouverture. Testez les haut-parleurs, microphones, éclairages, rallonges et la copie de secours des fichiers.
Quand préparer les costumes et le décor ?: Inventoriez les costumes 3 à 4 semaines avant, puis faites les essayages et réparations au plus tard 7 jours avant. Installez le décor et les portants la veille lorsque la salle le permet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.