Checklist para organizar un espectáculo de danza

Organizar un espectáculo de danza exige coordinar escenario, bailarines, vestuario, música y público en un orden claro. Empieza por reservar la sala y cerrar el programa; después podrás fijar ensayos, entradas y necesidades técnicas. Durante la última semana conviene comprobar cada archivo de música, probar los disfraces y confirmar a los voluntarios. Esta checklist reúne 73 tareas y 58 materiales para llegar al día de la función con menos imprevistos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el salón
2 personas
Definir el programa de la función
3 personas
Hacer el horario de ensayos
2 personas
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Llevar el control de la venta de entradas
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Inventariar los trajes de baile
3 personas
Probarse los disfraces
4 personas
Reparar disfraces
2 personas
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
Comprar material de decoración
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Comprar suministros
2 personas
Clasificar las tarjetas del público
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar los disfraces
3 personas
Poner la música de reserva
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
3 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la decoración
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Configurar posiciones de iluminación
2 personas
Conectar la música
2 personas
Probar la música y el micrófono
3 personas
Probar la copia de seguridad técnica
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Abrir el registro de artistas
2 personas
Cambiarse los bailarines
5 personas
Maquillar a los bailarines
4 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Iniciar la recepción del público
4 personas
Comprobar los mapas
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Anunciar la función
Controlar la música durante la actuación
2 personas
Controlar la iluminación durante la función
2 personas
Acompañar a los vestuarios
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Anunciar la despedida
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Preparar la función de la noche
5 personas
Recibir al público de la noche
4 personas
Coordinar la función de la noche
5 personas
Repartir flores de despedida
2 personas
Despedir al público
4 personas

Seguimiento

Reunir los trajes
4 personas
Desmontar la decoración
5 personas
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar las sillas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Lavar los disfraces
2 personas
Guardar el material decorativo
2 personas
Guardar el stock no utilizado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 12
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Bancos del vestuariocant. 8
Biombos para probadorescant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Reproductor de música
Portátil de reserva
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Cables alargadorescant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 3
Paneles decorativoscant. 6
Paños decorativoscant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldas de papelcant. 8
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4
Ramos de florescant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedorescant. 180
Tenedores de tartacant. 180
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejascant. 8
Vaporizadores de ropacant. 2
Kits de costuracant. 3

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el programa antes de abrir las inscripciones: así puedes publicar horarios, duración y número de entradas sin cambiar datos después.
Programa el último ensayo técnico entre 24 y 48 horas antes de la función. Reproduce cada archivo desde el equipo previsto y prueba también el portátil de reserva y la música guardada en USB.
Haz una prueba completa de vestuario al menos 7 días antes. Ese margen permite reparar disfraces, localizar prendas faltantes y preparar percheros, perchas y zonas separadas para cambiarse.
Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrega el plan de trabajo impreso antes de abrir la sala. Incluye responsables para entradas, público, vestuario, sonido y catering.
Confirma el catering y las preferencias dietéticas 5 días antes. Enfría las bebidas el mismo día y deja preparada una mesa de servicio que no bloquee las entradas ni los pasillos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Reserva la sala y fija el programa con 8 a 12 semanas de margen. Deja las últimas 2 semanas para ensayos finales, entradas, vestuario, voluntarios y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo hay que hacer el último ensayo de un espectáculo de danza?: Haz el último ensayo completo entre 24 y 48 horas antes de la función. La prueba técnica de sonido, micrófonos, focos y archivos de música debe terminar antes de que llegue el público.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un espectáculo de danza?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 30 a 40 asistentes, además de una persona responsable del sonido y otra del vestuario. Para una función de 100 personas, empieza con 4 o 5 voluntarios por turno.
¿Cuándo se prepara el vestuario para un espectáculo de danza?: Haz el inventario y las pruebas de disfraces 7 días antes. Repara o sustituye lo necesario durante esa semana y deja cada conjunto clasificado y listo como mínimo 2 horas antes de abrir la sala.

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