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Tanzvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzvorstellung besteht nicht nur aus Proben und einem Programm. Saal, Teilnehmer, Kartenverkauf, Kostüme, Musik, Technik und Bewirtung müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenpassen. Lege zuerst Termin, Saal und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material kaufst. In den letzten Tagen zählen dann konkrete Kontrollen: Kostüme anprobieren, Musik doppelt sichern, Karten sortieren und Getränke kühlen. Diese Checkliste bündelt 73 Aufgaben und 58 benötigte Dinge für die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Saal festlegen

    2 Personen

  • Vorführungsprogramm festlegen

    3 Personen

  • Probenplan erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kartenverkauf nachverfolgen

    2 Personen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Musikdateien prüfen

    2 Personen

  • Tanzkostüme inventarisieren

    3 Personen

  • Kostüme anprobieren

    4 Personen

  • Kostüme reparieren

    2 Personen

  • Dekorentwurf ausarbeiten

    3 Personen

  • Dekorationsmaterial einkaufen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Benötigte Materialien kaufen

    2 Personen

  • Publikumskarten sortieren

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kostüme bereitlegen

    3 Personen

  • Musik als Reserve bereithalten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    3 Personen

  • Bühnenboden prüfen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Empfangstheke aufbauen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichtpositionen einstellen

    2 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    3 Personen

  • Technische Backup testen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Künstlerregistrierung öffnen

    2 Personen

  • Tänzer umkleiden

    5 Personen

  • Tänzer schminken

    4 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Publikumsempfang starten

    4 Personen

  • Karten kontrollieren

    3 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Vorstellung ankündigen

  • Musik während der Vorstellung steuern

    2 Personen

  • Licht während der Vorstellung bedienen

    2 Personen

  • Umkleiden betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Publikum zurück in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Abschied ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Abendvorstellung vorbereiten

    5 Personen

  • Abendpublikum empfangen

    4 Personen

  • Abendvorstellung begleiten

    5 Personen

  • Abschiedsblumen verteilen

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    4 Personen

Nachbereitung

  • Kostüme einsammeln

    4 Personen

  • Dekoration abbauen

    5 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Stühle zurückstellen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Umkleiden reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kostüme waschen

    2 Personen

  • Dekorationsmaterial verstauen

    2 Personen

  • Unbenutzte Vorräte verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 180
  • TischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 180
  • UmkleidebänkeAnz. 8
  • UmkleidewändeAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Musikplayer
  • Ersatzlaptop
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • HintergrundtücherAnz. 3
  • DekorplattenAnz. 6
  • Dekorative StoffeAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • PapiergirlandenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4
  • BlumensträußeAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 180
  • TrinkgläserAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • GabelnAnz. 180
  • TortengabelnAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 4
  • TablettsAnz. 8
  • KleiderdampferAnz. 2
  • NähsetsAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin, Saal und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Plane danach die Proben so, dass jede Gruppe mehrere vollständige Durchläufe inklusive Umbau und Auf- und Abgängen hat.
  • Führe Teilnehmerliste, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Kartenverkauf in einer gemeinsamen Übersicht. Prüfe die Zahlen spätestens 7 Tage vor der Vorstellung, damit Sitzplätze, Catering und Programme zusammenpassen.
  • Teste Musikdateien mindestens 3 Tage vorher auf dem tatsächlichen Musikplayer. Speichere sie zusätzlich auf zwei USB-Sticks und halte einen Ersatzlaptop sowie eine zweite Kopie für den Veranstaltungstag bereit.
  • Plane Kostüme nicht erst für die Generalprobe: Inventarisiere sie etwa 3 Wochen vorher, organisiere Anproben und erledige Reparaturen spätestens 5 Tage vor dem Auftritt. Lege die Kostüme anschließend pro Tanz oder Gruppe sortiert bereit.
  • Teile Freiwillige mit klaren Uhrzeiten für Einlass, Garderobe, Technik und Catering ein. Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit Stühle, Umkleidewände, Licht, Mikrofone, Dekoration und gekühlte Getränke ohne Zeitdruck geprüft werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Saal, Programm und Probenplan. Für Kostüme, Einladungen, Kartenverkauf und Catering bleiben dann mehrere Wochen für Änderungen.
Was muss man bei einer Tanzvorstellung am Veranstaltungstag prüfen?
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher. Teste Musikplayer, Lautsprecher, Mikrofone und Licht, kontrolliere die Umkleiden, sortiere Publikumskarten und stelle Programme, Kostüme sowie Ersatzmusik bereit.
Wie viele Musik-Kopien braucht eine Tanzvorstellung?
Halte mindestens drei nutzbare Versionen bereit: eine Hauptdatei, eine Kopie auf einem zweiten USB-Stick und eine Reserve auf dem Ersatzlaptop. Prüfe alle Dateien spätestens 3 Tage vor der Vorstellung.
Wann sollte man die Kostüme für eine Tanzvorstellung anprobieren?
Plane die Anproben etwa 3 Wochen vorher ein und erledige Reparaturen spätestens 5 Tage vor dem Auftritt. Lege die fertigen Kostüme am Vortag nach Gruppen oder Tänzen sortiert bereit.

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