Dansvoorstelling organiseren: checklist en planning

Een dansvoorstelling organiseren vraagt meer dan groepen en muziek bij elkaar zetten. Je legt eerst datum, zaal en repetitieruimte vast, daarna werk je programma, uitnodigingen en aanmeldingen uit. In de laatste weken komen muziekrechten, licht, kleding, decor, techniek en catering samen. Deze checklist helpt je de 75 taken en 59 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf niet nog naar microfoons, kabels of ontbrekende programmabladen hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal vastleggen
2 personen
Repetitieruimte reserveren
Dansgroepen bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie online plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma afdrukken
Tickets en gastenlijst maken
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekrechten controleren
Lichtplan maken
2 personen
Kleding en accessoires controleren
3 personen
Decor en rekwisieten controleren
2 personen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Briefing voor vrijwilligers maken
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar de zaal brengen
4 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Muziek inladen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen

Event

Dansers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid dansers registreren
Kostuums uitdelen
3 personen
Kleedkamers begeleiden
2 personen
Generale doorloop uitvoeren
5 personen
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe aannemen
2 personen
Deuren openen
2 personen
Voorstelling starten
3 personen
Muziek en licht bedienen
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
Applausmoment begeleiden
Dansers opvangen
3 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kostuums verzamelen
3 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Geluid en licht afbouwen
3 personen
Materialen inladen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Zaal netjes opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Koffielepelsaantal 80
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 4
Papieren slingersaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Fotowand
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Kledinghoezenaantal 40
Kostuumspiegelsaantal 4
Make-upspiegelsaantal 8
Rekwisietenkistenaantal 6
Kledinghangersaantal 80

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Reserve-USB-sticksaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Zaklampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Serveerkommenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Waskorvenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, zaal en repetitieruimte eerst vast. Reserveer de repetitieruimte voordat je optredens en tijden definitief communiceert; wijzigingen in de zaal werken door in het hele programma.
Verzamel muziekbestanden uiterlijk 3 weken vooraf en controleer meteen de muziekrechten. Zet alle definitieve bestanden ook op 2 reserve-USB-sticks, zodat een laptop- of bestandsprobleem niet het programma stillegt.
Maak de gastenlijst en ticketverkoop niet pas op de laatste dag definitief. Sluit aanmeldingen enkele dagen vooraf, noteer dieetwensen en druk daarna pas programma’s, gastenlijsten en bewegwijzering af.
Plan de techniek als een apart onderdeel van de repetitie. Test actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, microfoonstatieven en laptop in de zaal en werk kabels weg met kabelgoten en gaffer tape.
Geef vrijwilligers een korte briefing met tijden en posities. Wijs vooraf iemand aan voor ontvangst, garderobe, kleedkamers, zaalbegeleiding en catering; leg stoelen, tafels, garderoberekken en afvalbakken vóór de inloop klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansvoorstelling organiseren?: Leg de datum, zaal en repetitieruimte bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Begin uiterlijk 8 weken voor de voorstelling met groepen, programma, uitnodigingen en promotie.
Wanneer moet ik het programma van een dansvoorstelling definitief maken?: Maak een eerste programma ongeveer 8 weken vooraf en leg optredens en tijden uiterlijk 3 weken vooraf definitief vast. Houd daarna nog tijd over voor muziekcontrole, lichtplan en programmadrukwerk.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dansvoorstelling?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per hoofdtaak: ontvangst, garderobe, kleedkamers, zaalbegeleiding en catering. Voor een kleine voorstelling zijn dat meestal 5 tot 7 mensen; wijs daarnaast 1 coördinator aan.
Wanneer moet ik de techniek voor een dansvoorstelling testen?: Test speakers, mengpaneel, microfoons, laptop, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 1 week vooraf in de zaal. Doe op de dag zelf nog een volledige soundcheck en controleer reserve-USB-sticks en kabelbeveiliging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.