Checklist para organizar un espectáculo de danza

Un espectáculo de danza necesita coordinar artistas, horarios, público y equipo técnico sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist te ayuda a avanzar desde la reserva de la sala hasta la compra final y la preparación de los voluntarios. Incluye tareas que suelen retrasarse, como reunir la música, comprobar sus derechos, recoger preferencias dietéticas y revisar vestuario, atrezo e iluminación. También tendrás controlados los elementos de recepción, camerinos, sonido y orientación del público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el salón
2 personas
Reservar la sala de ensayo
Confirmar los grupos de baile
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Publicar la promoción en línea
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el programa
Crear entradas y lista de invitados
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los derechos de música
Hacer el plan de iluminación
2 personas
Comprobar la ropa y los accesorios
3 personas
Comprobar la decoración y el atrezo
2 personas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la lista definitiva de invitados
Preparar la charla para voluntarios
Hacer la compra
3 personas
Llevar los materiales a la sala
4 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Montar la iluminación
3 personas
Conectar el sonido
3 personas
Cargar la música
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas

Evento

Recibir a los bailarines
3 personas
Registrar la asistencia de los bailarines
Repartir los disfraces
3 personas
Acompañar a los vestuarios
2 personas
Realizar el ensayo general
5 personas
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
Recibir al público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar guardarropa
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Empezar la actuación
3 personas
Controlar la música y la iluminación
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
Coordinar el momento de aplausos
Recibir a los bailarines
3 personas
Entrega del guardarropa
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Reunir los trajes
3 personas
Reunir los accesorios
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el espacio del público
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Desmontar el sonido y la iluminación
3 personas
Cargar los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Dejar la sala en orden
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 8
Percheroscant. 4
Bancos del vestuariocant. 6
Mesas de vestuariocant. 6
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharillas de cafécant. 80
Cuencoscant. 12

Decoración

Telones de fondocant. 4
Guirnaldas de papelcant. 12
Arcos de globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 8
Photowall
Atriles para programascant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Percheroscant. 6
Fundas para ropacant. 40
Espejos de vestuariocant. 4
Espejos de maquillajecant. 8
Cajas de atrezzocant. 6
Perchascant. 80

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Memorias USB de repuestocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Bridascant. 100

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Linternascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Cubiterascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuencos de serviciocant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 20

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Cestas para la ropacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala de ensayo y el espacio principal antes de confirmar los grupos de baile. Deja varias semanas para cuadrar actuaciones, ensayos y horarios sin rehacer el programa.
Reúne los archivos de música con antelación y comprueba los derechos antes de publicar la promoción. Guarda una copia en el portátil y al menos dos memorias USB de repuesto para evitar depender de un único archivo.
No esperes al día del espectáculo para probar el sonido y la iluminación. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables alargadores, regletas, canaletas y cinta gaffer durante un ensayo completo.
Cierra la lista definitiva de invitados y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Así puedes calcular las raciones y preparar mesas, vasos, tazas, bandejas y recipientes sin compras de última hora.
Haz una reunión breve con los voluntarios antes de abrir las puertas y asigna responsables para entradas, camerinos, público y cambios de escena. Imprime el programa y coloca carteles direccionales y atriles para que nadie tenga que preguntar dónde ir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes: primero fija la fecha y la sala, confirma los grupos y prepara el programa. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar invitados, catering, compras y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que confirmar la música de un espectáculo de danza?: Reúne todos los archivos al menos 3 semanas antes y comprueba entonces los derechos de música. Haz una prueba completa con el portátil, la mesa de mezclas y los altavoces durante la semana previa.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados y el catering?: Cierra las inscripciones y la lista definitiva de invitados entre 7 y 10 días antes. Pide el catering después de recoger las preferencias dietéticas, para ajustar cantidades y evitar cambios el día del evento.
¿Qué material técnico hace falta para un espectáculo de danza?: Como mínimo, prevé altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, portátil y cables de conexión. Lleva también dos memorias USB de repuesto, cables alargadores, regletas, canaletas y cinta gaffer.

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