Checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse demande de coordonner les groupes, la salle, les répétitions, la technique et l’accueil du public. Commence par bloquer la date et la salle, puis construis le programme avant d’envoyer les invitations. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, la musique, les costumes, les besoins alimentaires et les bénévoles. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre où elles doivent être préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Confirmer les groupes de danse
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le programme
Créer les billets et la liste des invités
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Vérifier les vêtements et les accessoires
3 personnes
Vérifier la décoration et les accessoires
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
Préparer le briefing des bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Apporter le matériel dans la salle
4 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Brancher le son
3 personnes
Charger la musique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les danseurs
3 personnes
Enregistrer la présence des danseurs
Distribuer les costumes
3 personnes
Accompagner les vestiaires
2 personnes
Effectuer la répétition générale
5 personnes
Préparer les boissons de la pause
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Garderobe
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Lancer le spectacle
3 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
Accueillir les danseurs
3 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler les costumes
3 personnes
Rassembler les accessoires
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Démonter le son et la lumière
3 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre la salle en ordre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 4
Bancs de vestiaireqté 6
Tables de logeqté 6
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 80
Petits bolsqté 12

Décoration

Toiles de fondqté 4
Guirlandes en papierqté 12
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 8
Mur photo
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Housses à vêtementsqté 40
Miroirs de costumeqté 4
Miroirs de maquillageqté 8
Caisses de accessoiresqté 6
Cintresqté 80

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Clés USB de secoursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Saladiers de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle de répétition dès que les groupes sont confirmés : prévois au moins un créneau pour chaque ensemble et une répétition générale avec les changements de costumes.
Établis le programme avant de concevoir les invitations. Indique les horaires de passage, l’ordre des spectacles et l’heure d’ouverture des portes pour éviter de réimprimer les supports.
Rassemble les fichiers musicaux plusieurs jours avant le spectacle et vérifie les droits musicaux. Garde une clé USB de secours et teste l’ordinateur, la table de mixage et les microphones sur place.
Prépare séparément les espaces artistes et public : portants, bancs de vestiaire et tables de loge côté danseurs, puis chaises, panneaux indicateurs et liste des invités côté accueil.
Organise le briefing des bénévoles au plus tard la veille. Attribue clairement l’accueil, les vestiaires, l’orientation du public, la régie et le suivi des besoins alimentaires.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un spectacle de danse ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la représentation. La date, la salle, les groupes et le programme doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que les horaires sont suffisamment stables. Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le spectacle.
Combien de répétitions prévoir pour un spectacle de danse ?: Prévois au minimum une répétition par groupe, puis une répétition générale réunissant tous les participants. Ajoute un créneau technique pour tester les musiques, l’éclairage et les changements de scène.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Recueille les besoins alimentaires au moment des inscriptions et transmets le nombre définitif au traiteur 7 à 10 jours avant le spectacle. Vérifie ensuite les quantités et le matériel de service lors de la préparation finale.

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