Tanzvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Saal möglichst früh fest und reserviere zusätzlich einen Proberaum. Plane für Aufbau, Technikprobe und Gruppenwechsel jeweils eigene Zeitfenster ein, statt nur die Auftrittszeiten zu berücksichtigen.
• Sammle die Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe jedes Stück mehrere Tage vorher, kläre die Musikrechte und speichere die finale Auswahl zusätzlich auf mindestens zwei Ersatz-USB-Sticks.
• Erstelle die Gästeliste nach Ende der Anmeldefrist neu und gleiche sie mit Tickets sowie Ernährungswünschen ab. So kann das Catering die benötigte Menge rechtzeitig einplanen.
• Plane Umkleidebänke, Umkleidetische und Garderobenständer getrennt vom Zuschauerbereich. Weise jeder Gruppe einen klaren Bereich zu und markiere Wege mit Wegweisern, damit sich Tänzerinnen und Tänzer nicht vor dem Auftritt suchen müssen.
• Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Laptop vor dem Einlass gemeinsam. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelkanälen und Gaffer Tape und lege das Helferbriefing spätestens am Vortag bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal und Proberaum. Gruppen, Programm und Auftrittszeiten sollten spätestens 6 Wochen vor der Vorstellung feststehen.

Wann sollte ich die Einladungen für eine Tanzvorstellung verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig die Anmeldungen. Setze die Anmeldefrist ungefähr 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Gästeliste und Catering noch angepasst werden können.

Wie viele Helfer braucht eine Tanzvorstellung?

Plane mindestens 1 Person für Einlass und Gästeliste, 1 für Garderobe, 1 für Catering und 1 für die Backstage-Koordination ein. Bei mehreren Tanzgruppen oder mehr als 100 Gästen sind 6 bis 8 Helfer meist realistischer.

Wann müssen Musik und Technik für die Tanzvorstellung fertig sein?

Die Musikdateien, Musikrechte und der Lichtplan sollten mindestens 7 Tage vorher geprüft sein. Führe am Veranstaltungstag eine vollständige Technikprobe durch und halte dafür 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass frei.

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