Dansvoorstelling organiseren: checklist van locatie tot applaus
Een dansvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een podium. Je regelt tegelijk het dansgezelschap, voorstellingstijden, kaartverkoop, publieksinformatie, techniek en de ontvangst van bezoekers. Begin met de locatie en technische wensen, open daarna de kaartverkoop en werk toe naar een concreet draaiboek. Controleer op de dag zelf niet alleen licht en geluid, maar ook stoelen, garderobe, bewegwijzering, catering en de kleedkamers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Dansgezelschap bevestigen
Voorstellingstijden vastleggen
2 personen
Technische wensen opvragen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Programma opstellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Toegangsprijzen bepalen
2 personen
Kaartverkoop openen
Publieksinformatie publiceren
Stoelenindeling maken
2 personen
Techniekplan uitwerken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie controleren
2 personen
Speelvloer vrijmaken
4 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumranden beveiligen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Techniek testen
3 personen
Decor ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Kleedkamers klaarmaken
2 personen
Event
Dansers ontvangen
2 personen
Dansers registreren
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Dansers laten inzingen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Voorstelling begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Avondontvangst verzorgen
4 personen
Avondvoorstelling begeleiden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Nazorg
Licht- en geluidssystemen uitschakelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Ongevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Bistrotafelsaantal 12
- Buffettafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 4
- Klaptafelsaantal 4
- Kleedkamerstoelenaantal 20
- Kledinghangersaantal 200
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Laptop voor muziek
- DI-boxenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffa tapeaantal 6
- Dansvloerpanelenaantal 24
- Spiegelpanelenaantal 4
- Ventilatorenaantal 4
- Kassalade
- Pinapparaat
- Ticketscanneraantal 2
- Kabelgotenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 40
- Zaklampenaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Achtergronddoekaantal 2
- Zwarte gordijnenaantal 6
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Vaasjesaantal 20
- Kunstbloemenaantal 20
- Programmastandaardsaantal 4
Servies
- Waterglazenaantal 220
- Wijnglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 220
- Gebaksvorkjesaantal 220
- Koffielepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 20
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 24
- Serveerplankenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Koelelementenaantal 24
- Flessenopenersaantal 6
- Kurkentrekkersaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Serveertangenaantal 12
- Scharenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 30
- Vuilnisbakkenaantal 10
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Antislipmattenaantal 12
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Brandblussersaantal 2
Papierwaren
- Programmafoldersaantal 220
- Naambadgesaantal 60
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Ticketrollenaantal 4
- Contantegeldkist
Tips
- Vraag de technische wensen van het dansgezelschap vroeg op en vertaal die naar een techniekplan. Controleer vóór de voorstelling onder meer speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, verlengkabels, stekkerdozen en LED-spots.
- Leg voorstellingstijden vast voordat je uitnodigingen en publieksinformatie publiceert. Vermeld ook wanneer deuren openen, waar bezoekers zich melden en hoe laat vrijwilligers aanwezig moeten zijn.
- Plan de zaalindeling op basis van het aantal verkochte of verwachte kaarten. Zet stoelen, bistrotafels en buffettafels zo neer dat de publieksstroom naar entree, garderobe en zaal niet kruist met de catering.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk vóór je de catering bestelt. Koel dranken op tijd, bereid hapjes volgens het programma voor en wijs één vrijwilliger aan voor het buffet tijdens de inloop en pauze.
- Maak het draaiboek niet pas op de ochtend zelf: druk het vooraf af en voeg bezoekerslijst, vrijwilligersindeling, techniekplan en contactgegevens toe. Loop de locatie vervolgens stap voor stap na, inclusief kleedkamers, wegwijzerborden, ventilatoren en verlichting.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansvoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Reserveer eerst de locatie, bevestig het dansgezelschap en vraag de technische wensen op; daarna kun je kaartverkoop en publieksinformatie openen.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een dansvoorstelling?
- Plan één stoel per verwachte bezoeker en houd daarnaast ruimte vrij voor looppaden, techniek en eventuele rolstoelplaatsen. Controleer de indeling uiterlijk 1 week vooraf en pas haar aan op de actuele aanmeldingen of kaartverkoop.
- Wanneer moet ik de techniek voor een dansvoorstelling regelen?
- Werk het techniekplan minimaal 2 tot 3 weken vooraf uit. Controleer op de dag zelf alle speakers, subwoofers, microfoons, kabels, verlichting en dansvloerpanelen tijdens een volledige test vóór de bezoekers binnenkomen.
- Wanneer moet ik catering voor een dansvoorstelling bestellen?
- Bestel de catering zodra het programma, het bezoekersaantal en de dieetwensen bekend zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de voorstelling, zodat de bestelling nog aangepast kan worden.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!