Checklist para organizar un espectáculo de danza

Organizar un espectáculo de danza requiere coordinar la compañía, la sala, el público y la parte técnica en un orden claro. Empieza por reservar el espacio y confirmar horarios; después cierra las necesidades de sonido, iluminación y escenario antes de abrir la venta de entradas. Durante las últimas 48 horas conviene revisar visitantes, asientos, voluntarios, bebidas y materiales impresos. Esta checklist reúne 67 tareas y 84 artículos para que no se queden pendientes detalles como los cables, las señales o el vestuario.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Confirmar la compañía de baile
Fijar los horarios de la función
2 personas
Solicitar necesidades técnicas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Elaborar el programa
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Determinar los precios de entrada
2 personas
Abrir la venta de entradas
Publicar información para el público
Hacer la distribución de asientos
2 personas
Desarrollar el plan técnico
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la lista de visitantes
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Despejar la zona de juego
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar mesas
3 personas
Asegurar los bordes del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Probar la técnica
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas

Evento

Recibir a los bailarines
2 personas
Registrar a los bailarines
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Hacer entrar en calor a los bailarines
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Coordinar la presentación
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Guiar al público a sus asientos
3 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Organizar la recepción de la noche
4 personas
Coordinar la función de la noche
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Apagar los sistemas de luz y sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recoger los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas bistrocant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 4
Mesas plegablescant. 4
Sillas del vestuariocant. 20
Perchascant. 200

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil para música
Cajas DIcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffacant. 6
Paneles de pista de bailecant. 24
Paneles de espejocant. 4
Ventiladorescant. 4
Cajón de la caja registradora
Máquina de sellado
Escáner de entradascant. 2
Canaletas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 40
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 6
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Lona de fondocant. 2
Cortinas negrascant. 6
Señales de orientacióncant. 8
Mantelescant. 12
Jarroncitoscant. 20
Flores artificialescant. 20
Atriles para programascant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 220
Copas de vinocant. 180
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 220
Tenedores de postrecant. 220
Cucharillas de cafécant. 120
Cucharonescant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 24
Tablas para servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Acumuladores de fríocant. 24
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Tijerascant. 6
Jarras medidorascant. 2

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 30
Papelelerascant. 10
Contenedores de separación de residuoscant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 2

Artículos de papel

Folletos del programacant. 220
Credencialescant. 60
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Rollo de ticketscant. 4
Caja para dinero en efectivo

Consejos

Pide las necesidades técnicas a la compañía al menos 3 semanas antes: número de micrófonos, conexiones, focos, paneles de danza y tiempo necesario para la prueba.
Abre la venta de entradas solo después de fijar la distribución de asientos. Reserva también zonas para acompañantes, invitados y personas con necesidades de acceso.
Imprime el programa, el plan de trabajo y la lista de visitantes entre 2 y 3 días antes. Guarda copias adicionales para recepción, técnica y coordinación.
Asigna voluntarios con funciones concretas y un horario de llegada. Para una recepción fluida, ten a una persona en la entrada al menos 60 minutos antes de la función.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que llegue el público. Comprueba la sala el mismo día: sillas, percheros, mesas, señales, iluminación, ventiladores y cables deben estar colocados y asegurados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, confirmar la compañía y fijar los horarios. Deja las comprobaciones técnicas y la impresión de materiales para la última semana.
¿Cuándo debo solicitar las necesidades técnicas de la compañía?: Solicítalas al confirmar la actuación y, como mínimo, 3 semanas antes del espectáculo. Confirma de nuevo sonido, iluminación, conexiones eléctricas y tiempo de montaje 7 días antes.
¿Cuándo abrir la venta de entradas para un espectáculo de danza?: Ábrela cuando estén cerrados los horarios, los precios y la distribución de asientos, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Publica al mismo tiempo la información práctica para el público.
¿A qué hora deben llegar los voluntarios?: Convoca al equipo entre 60 y 90 minutos antes de que se abran las puertas. Así pueden recibir instrucciones, revisar la lista de visitantes, colocar señales y preparar la entrada sin prisas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.