Tanzvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre die technischen Anforderungen frühzeitig mit dem Tanzensemble: Frage nach Mischpult, Lautsprechern, Mikrofonen, Laptop-Anschlüssen, Licht und Tanzboden, damit fehlendes Equipment nicht erst beim Aufbau auffällt.
• Plane Einlass und Sitzplätze gemeinsam. Erstelle die Sitzordnung, prüfe die Besucherliste und teile Helfer für Garderobe, Namensschilder, Einlass und Publikumsfragen ein.
• Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Vorstellungszeiten, Eintrittspreise und Publikumsinformationen feststehen. So musst du später keine Zeiten oder wichtige Hinweise für bereits verkaufte Tickets ändern.
• Berücksichtige die Umkleiden als eigenen Bereich: Stelle Umkleidestühle, Kleiderbügel und Garderobenständer bereit und prüfe vor Beginn, ob Wege zwischen Bühne, Umkleide und Saal frei bleiben.
• Kühle die Getränke rechtzeitig und bereite Snacks vor dem Einlass vor. Kontrolliere außerdem Programmhefte, Drehbuch, Wegweiser, Verlängerungskabel und Gaffa-Tape, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Location, dem Ensemble und den Vorstellungszeiten. Technik, Einladungen, Ticketverkauf und Helfereinteilung brauchen anschließend mehrere Wochen Vorlauf.

Was muss bei der Technik einer Tanzvorstellung geklärt werden?

Kläre mindestens 4 Wochen vorher Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Musik-Laptop, DI-Boxen, Licht und Stromanschlüsse. Frage auch nach der benötigten Tanzbodenfläche und plane einen Technikcheck am Veranstaltungstag ein.

Wie viele Helfer braucht eine Tanzvorstellung?

Für eine kleine Vorstellung solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einteilen: zwei für Einlass und Besucherliste, eine Person für Garderobe, eine für die Technik und ein bis zwei für Saal oder Catering. Bei mehreren Vorstellungen brauchst du Schichten.

Wann sollten Getränke und Snacks vorbereitet werden?

Kühle die Getränke mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass und stelle Snacks spätestens 30 Minuten vorher bereit. Prüfe dabei auch erfasste Ernährungswünsche, damit passende Alternativen direkt verfügbar sind.

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