Dansvoorstelling organiseren: checklist en planning

Een dansvoorstelling vraagt om meer dan een podium en een programma. Je regelt tegelijk de dansgroepen, muziekbestanden, publieksontvangst, kleedkamers, techniek en catering. Begin met datum, locatie en tijdschema en werk daarna toe naar bevestigingen, publieksinformatie en de opbouw. Controleer uiterlijk op de dag zelf de podiumvloer, sanitaire ruimte, stoelen en geluidsapparatuur. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je minder snel presentatieteksten, reserveapparatuur of praktische informatie vergeet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en tijdschema vaststellen
2 personen
Dansgroepen en optredens vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Publieksinformatie versturen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Presentatieteksten schrijven
Optreedvolgorde afdrukken
Crewindeling afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie en sanitaire ruimte controleren
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Publieksruimte vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Speakers en microfoon aansluiten
2 personen
Muziek per optreden klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Programma met dansgroepen doornemen
3 personen
Doorloop van techniek uitvoeren
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Entree en donaties registreren
2 personen
Opening aankondigen
Eerste dansblok begeleiden
3 personen
Pauze aankondigen
Pauzecatering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede dansblok begeleiden
3 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Publieksvragen opvangen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
Avondbuffet serveren
5 personen
Avonddranken bijvullen
2 personen
Derde dansblok begeleiden
3 personen
Publieksinteractie begeleiden
2 personen
Finale aankondigen
Finale begeleiden
3 personen
Dankwoord uitspreken
Laatste dranken serveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Garderobe leegmaken
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Foto- en videomateriaal veilig opslaan
Bedankbericht versturen
Donatieopbrengst administreren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Kleedkamertafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 16

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Reserve-laptop
USB-sticksaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pijlenbordenaantal 10
Programmaframesaantal 4
Naamkaartjesaantal 40

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 180
Gebaksbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de muziekbestanden niet pas op de dag zelf klaar. Verzamel ze vooraf, controleer elk bestand en zet de definitieve versie op USB-sticks én op een laptop met een reserve-laptop achter de hand.
Plan de publieksinformatie nadat aanmeldingen en reserveringen zijn verwerkt. Stuur daarin minimaal de aanvangstijd, locatie, route, eventuele garderobe-informatie en praktische aanwijzingen voor het publiek.
Maak voor crew en presentator afzonderlijke afdrukken. Een optreedvolgorde, crewindeling en presentatieteksten op papier blijven bruikbaar als een laptop vastloopt of de techniek tijdens de voorstelling uitvalt.
Controleer de locatie vóór de opbouw op drie punten: de podiumvloer, de sanitaire ruimte en de publieksruimte. Zet stoelen pas neer nadat looppaden, kabelroutes en zichtlijnen naar het podium zijn bepaald.
Koel de dranken en zet houdbare catering klaar voordat het publiek binnenkomt. Plaats ontvangsttafels, naamkaartjes, programmaframes en pijlenborden zo dat bezoekers zonder extra uitleg hun weg vinden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een dansvoorstelling organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur enkele maanden vooraf vast, zodat dansgroepen en optredens beschikbaar zijn. Plan het programma daarna en houd de laatste week vrij voor bevestigingen, publieksinformatie en technische controles.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een dansvoorstelling?: Reserveer minimaal 3 uur voor het klaarzetten van podium, stoelen, ontvangst, verlichting en geluid. Plan daarna nog tijd voor een soundcheck en een korte controle van de optreedvolgorde.
Wanneer moet ik muziek voor een dansvoorstelling aanleveren?: Vraag alle muziekbestanden uiterlijk 1 week vooraf op. Controleer ze vervolgens op de laptop en op USB-sticks, zodat je niet vlak voor de voorstelling nog ontbrekende of niet-afspeelbare bestanden hoeft te herstellen.
Wat moet ik op de dag van een dansvoorstelling controleren?: Controleer vóór de ontvangst de podiumvloer, speakers, het mengpaneel, microfoons, verlichting, sanitaire ruimte en publieksstoelen. Leg ook presentatieteksten, optreedvolgorde, crewindeling en reservebatterijen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.