Tanzvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzvorstellung steht und fällt mit einem klaren Ablauf und einer zuverlässigen Technik. Plane zuerst Datum, Ort, Tanzgruppen und Programm, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. In der letzten Woche zählen vor allem Musikdateien, Moderationstexte, Sitzplan und Crew-Aufteilung. Am Veranstaltungstag brauchst du zusätzlich Zeit für Bühnenboden, Umkleiden, Sanitärbereich, Lautsprecher, Mikrofone und den Empfang. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm und Zeitplan festlegen
2 Personen
Tanzgruppen und Auftritte festhalten
2 Personen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen bestätigen
Publikumsinformationen versenden
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Präsentationstexte schreiben
Auftrittsreihenfolge ausdrucken
Crew-Einteilung drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Ort und Sanitärraum kontrollieren
2 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Publikumsbereich freiräumen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
Lautsprecher und Mikrofon anschließen
2 Personen
Musik pro Auftritt bereitstellen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Programm mit Tanzgruppen durchgehen
3 Personen
Technik-Durchlauf durchführen
3 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Eintritte und Spenden erfassen
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Erste Tanzgruppe begleiten
3 Personen
Pause ankündigen
Pausencatering servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Tanzblock begleiten
3 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Publikumsfragen entgegennehmen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Abendgetränke auffüllen
2 Personen
Dritten Tanzblock begleiten
3 Personen
Publikumsinteraktion begleiten
2 Personen
Finale ankündigen
Finale betreuen
3 Personen
Dankeswort sprechen
Letzte Getränke servieren
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Garderobe leeren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Foto- und Videomaterial sicher speichern
Dankesnachricht versenden
Spendenaufkommen erfassen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 160
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
UmkleidetischeAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 16

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Ersatz-Laptop
USB-SticksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterienAnz. 24

Dekoration

HintergrundtuchAnz. 2
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 10
ProgrammrahmenAnz. 4
NamensschilderAnz. 40

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
Dinner-TellerAnz. 180
KuchenplattenAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 20
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Auftrittsreihenfolge spätestens 14 Tage vorher fest. So bleiben genug Tage, um Musikdateien zu sammeln, zu prüfen und die Präsentationstexte zu korrigieren.
Plane für die Technik mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Ersatz-Laptop mit jeder Musikdatei, statt nur die Lautstärke zu prüfen.
Kontrolliere Bühne und Publikumsbereich am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Beginn. Ein sauberer Bühnenboden, freie Wege und ausreichend Platz für Stühle verhindern Verzögerungen kurz vor dem Einlass.
Richte die Umkleiden vor dem Eintreffen der Gruppen ein. Umkleidetische, Umkleidestühle, Garderobenständer und Kleiderbügel werden häufig erst vermisst, wenn die Tänzerinnen und Tänzer bereits warten.
Bereite Empfang und Orientierung mindestens 60 Minuten vor dem Einlass vor. Stelle Tische, Namensschilder, Programmrahmen und Pfeiltafeln bereit und kühle die Getränke rechtzeitig; Gläser und Kaffeetassen werden dabei leicht vergessen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Tanzvorstellung planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Gruppen und Programm. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Vorstellung starten.
Wann sollte die Auftrittsreihenfolge feststehen?: Plane die Reihenfolge spätestens 14 Tage vor dem Termin. Drucke die endgültige Version zusätzlich am Vortag aus, damit Crew und Moderation mit derselben Fassung arbeiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanzvorstellung?: Rechne mindestens 3 Stunden vor dem Einlass, davon etwa 90 Minuten für Ton und Mikrofone. Für Stühle, Empfangstische, Umkleiden, Beleuchtung und Beschilderung brauchst du weitere 60 bis 90 Minuten.
Was muss man bei der Musik für eine Tanzvorstellung beachten?: Sammle alle Musikdateien spätestens 7 Tage vorher und prüfe jede Datei vollständig. Speichere sie zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks und einem Ersatz-Laptop, damit ein einzelner Gerätefehler den Ablauf nicht stoppt.

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