Checklist para organizar un espectáculo de danza

Organizar un espectáculo de danza requiere coordinar actuaciones, público, música, vestuarios y equipo técnico sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 73 tareas y 51 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y los grupos hasta preparar el recinto. Presta especial atención a los archivos de música, el suelo del escenario, las llaves y la información que recibe el público. Así podrás reservar tiempo para los imprevistos y comprobar que cada grupo sabe cuándo y dónde debe actuar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer el programa y el horario
2 personas
Confirmar grupos de baile y actuaciones
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Enviar información al público
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Escribir los textos de presentación
Imprimir el orden de actuaciones
Imprimir la asignación del equipo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Comprobar el recinto y el aseo
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Despejar la zona del público
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Conectar los altavoces y el micrófono
2 personas
Preparar la música para cada actuación
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Revisar el programa con los grupos de baile
3 personas
Realizar la revisión técnica
3 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Registrar la entrada y las donaciones
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar el bloque de baile inicial
3 personas
Anunciar el descanso
Servir el catering del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el segundo bloque de baile
3 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Atender preguntas del público
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Preparar el programa de la noche
3 personas
Servir el buffet de la noche
5 personas
Reponer las bebidas de la tarde
2 personas
Guiar el tercer bloque de baile
3 personas
Guiar la interacción con el público
2 personas
Anunciar la final
Coordinar la final
3 personas
Dar las gracias
Servir las últimas bebidas
3 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Vaciar el guardarropa
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar de forma segura el material fotográfico y de vídeo
Enviar mensaje de agradecimiento
Administrar los ingresos de donaciones
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 16

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Portátil de reserva
Memorias USBcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Decoración

Lona de fondocant. 2
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Paneles de flechascant. 10
Marcos del programacant. 4
Tarjetas de nombrecant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platos de cenacant. 180
Platos para postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Sacacorchoscant. 3
Papeleracant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y el programa antes de abrir las inscripciones. Deja por escrito la hora de llegada de los grupos, la apertura de puertas y el orden de las actuaciones.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma las reservas antes de hacer la compra. Para las bebidas, enfría con antelación y calcula aproximadamente dos o tres por persona durante la primera hora.
Reúne los archivos de música varios días antes y comprueba cada pista en el portátil principal y en el de reserva. Guarda una copia adicional en una memoria USB y prueba también los altavoces, la mesa de mezclas y los micrófonos.
Asigna con nombres las tareas de recepción, vestuario, escenario y sonido. Imprime el orden de actuaciones y la asignación del equipo para que el personal no dependa de mensajes en el móvil.
Reserva tiempo para revisar el recinto antes de colocar las sillas y las mesas. Comprueba las llaves, el aseo, el suelo del escenario, los alargadores, las regletas y la zona del público; fija los cables con cinta gaffer.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un espectáculo de danza?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del espectáculo. Cierra el formulario de inscripción aproximadamente 7 días antes para poder confirmar reservas, preferencias dietéticas y cantidades de catering.
¿Cuándo debo entregar la música de las actuaciones?: Pide todos los archivos al menos 7 días antes y compruébalos como máximo 3 días antes. Lleva el portátil de reserva y una memoria USB con una copia de cada pista el día del espectáculo.
¿Cuánto tiempo se necesita para preparar el recinto?: Calcula entre 2 y 3 horas antes de la apertura de puertas. Ese margen permite recoger las llaves, revisar el escenario y el aseo, colocar sillas y mesas, montar el sonido y probar la iluminación.
¿Qué hay que confirmar con los grupos de baile?: Confirma con cada grupo, al menos 7 días antes, el número de participantes, la duración de la actuación, la hora de llegada, la música y las necesidades de vestuario. Incluye esos datos en el orden final de actuaciones.

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