Checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse demande de coordonner les groupes, les inscriptions, la musique, la salle et l’accueil du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis construis le programme avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à vérifier les fichiers audio, préparer les documents, installer les espaces et régler les détails souvent oubliés. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, avec le matériel nécessaire pour avancer sans improviser le jour du spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le planning
2 personnes
Recenser les groupes de danse et les prestations
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Envoyer les informations au public
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
Imprimer l’ordre de passage
Imprimer la répartition des équipes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier le lieu et les sanitaires
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Libérer l’espace du public
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Brancher les enceintes et le micro
2 personnes
Préparer la musique pour chaque performance
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Passer en revue le programme avec les groupes de danse
3 personnes
Effectuer le déroulé technique
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Enregistrer les entrées et les dons
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer le premier bloc de danse
3 personnes
Annoncer la pause
Servir le service de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le deuxième bloc de danse
3 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Répondre aux questions du public
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
Servir le buffet du soir
5 personnes
Réapprovisionner les boissons du soir
2 personnes
Encadrer le troisième bloc de danse
3 personnes
Animer les interactions avec le public
2 personnes
Annoncer la finale
Encadrer la finale
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir les dernières boissons
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Vider le vestiaire
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Stocker en toute sécurité le matériel photo et vidéo
Envoyer un message de remerciement
Gérer les recettes des dons
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 16

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Clés USBqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Bâche de fondqté 2
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 10
Cadres du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 40

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à gâteauqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Poubellesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle avant de publier les invitations, puis prévois un délai d’au moins deux semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Demande les fichiers musicaux plusieurs jours avant le spectacle et teste chaque piste sur l’ordinateur prévu, avec un second ordinateur ou une clé USB de secours.
Imprime l’ordre de passage et la répartition des équipes en plusieurs exemplaires : garde-en un pour la régie, un pour les coulisses et un à l’accueil.
Récupère les clés assez tôt pour contrôler les sanitaires, le plancher de scène et les branchements avant l’arrivée des danseurs. Prévoyez au moins 60 minutes pour l’installation des chaises et des tables d’accueil.
Prépare les coulisses séparément du public : portants, cintres, tables de loge et chaises évitent que les costumes et les affaires personnelles se retrouvent dans les espaces de circulation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévois au moins 4 à 6 semaines pour confirmer la salle, recenser les groupes, ouvrir les inscriptions et préparer le programme. Garde les 3 derniers jours pour les vérifications techniques, les impressions et les achats.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le spectacle. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement.
Comment vérifier la musique avant un spectacle de danse ?: Rassemble tous les fichiers au plus tard 5 à 7 jours avant, puis teste chaque morceau dans l’ordre de passage. Conserve une copie sur une clé USB et sur un ordinateur de secours pour éviter une interruption le jour même.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois au minimum 60 minutes pour libérer l’espace du public, installer les chaises, les tables d’accueil et la signalétique. Ajoute 30 minutes si les projecteurs, microphones ou éléments de décoration doivent être branchés et réglés.

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