Checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse repose sur une succession de vérifications, de la réservation de la salle au dernier réglage technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : date, groupes, programme, invitations, billetterie, catering et accueil. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour tester les fichiers musicaux, installer les projecteurs et organiser les vestiaires. Les oublis se concentrent souvent dans les détails pratiques du jour J, comme les rallonges, les badges ou la zone de déchargement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et la setlist
2 personnes
Confirmer les groupes de danse et les chorégraphes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire des réservations pour le lieu
Vérifier les permis et les assurances
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Commander le catering
2 personnes
Planifier la répétition technique
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Pré-trier la décoration
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Placer des tables à l’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les cues
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les programmes et les badges
2 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Préparer les vestiaires
2 personnes

Événement

Accueillir les danseurs
3 personnes
Enregistrer les danseurs
2 personnes
Donner le briefing technique
3 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Encadrer la première représentation
4 personnes
Assurer la pause
3 personnes
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
Préparer le dîner pour les danseurs
3 personnes
Fournir à manger aux danseurs
2 personnes
Animer la représentation du soir
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Emballer les restes du catering
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 4
Chaises des vestiairesqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Tables de vestiaireqté 2
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs de musiqueqté 2
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Ampoules LED de rechangeqté 6

Décoration

Bâche de fondqté 2
Tissus décoratifsqté 8
Compositions floralesqté 10
Nappesqté 12
Panneaux de scèneqté 10
Panneaux de directionqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Cordeqté 2
Ruban de masquageqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 8
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Spray désinfectantqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
Tire-bouchonsqté 4
Refroidisseurs à vinqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateauxqté 8
Pelles à caféqté 4
Corbeilles à painqté 10
Présentoirs à étagesqté 6
Casiers de boissonsqté 12
Pains de glaceqté 24
Gamellesqté 250
Housses de plateauqté 8

Paperasse

Brochures du programmeqté 220
Badges des participantsqté 80
Listes de billetsqté 4
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Formulaires d'inscriptionqté 100
Déroulésqté 15
Post-itqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets fluorescentsqté 8
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 10

Coulisses

Miroirsqté 6
Cintresqté 100
Housses à vêtementsqté 50
Miroirs de maquillageqté 6
Éclairage de maquillageqté 6
Caisses pliantesqté 20
Serviettesqté 30
Étiquettes pour housses de vêtementsqté 100

Transport

Chariots de transportqté 4
Sangles d'arrimageqté 12
Couvertures de protectionqté 10

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les groupes de danse : gardez ensuite un créneau distinct pour la répétition technique et un autre pour l’ouverture des portes.
Demandez les besoins techniques de chaque chorégraphe plusieurs semaines à l’avance. Faites tester les fichiers musicaux sur le matériel utilisé sur place, plutôt que de vérifier uniquement les formats sur un ordinateur.
Ouvrez la billetterie dès que le programme et les informations pratiques sont stabilisés. Réservez une personne pour traiter les inscriptions et transmettre au catering les besoins alimentaires avant la commande.
Préparez les vestiaires avec des portants, des tables et des chaises séparés de l’espace public. Étiquetez les badges nominatifs et imprimez le programme avant le montage, quand l’équipe est encore disponible.
Libérez la zone de chargement avant l’arrivée du matériel et regroupez les rallonges, multiprises, piles de rechange et ruban gaffer dans une caisse technique. Ce sont souvent ces petits éléments qui retardent l’installation de la table de mixage et des micros.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer la salle, les groupes, les assurances, la billetterie et la communication. Gardez les derniers 7 jours pour les confirmations, l’impression du programme et les ajustements de catering.
Quand faut-il faire la répétition technique d’un spectacle de danse ?: Planifiez-la avant le jour du spectacle, dès que les fichiers musicaux définitifs sont disponibles. Prévoyez au moins 2 heures pour tester la diffusion, les microphones, la table de mixage, les projecteurs LED et les changements entre les groupes.
Combien de temps avant faut-il ouvrir la billetterie ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu, le programme et les informations d’accès sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Fixez une date limite d’inscription pour transmettre les effectifs et les besoins alimentaires au catering.
Que faut-il vérifier le matin du spectacle de danse ?: Vérifiez l’accès à la salle, la zone de chargement, les vestiaires, les sièges, les fichiers musicaux et le matériel de secours. Prévoyez une dernière vérification 2 heures avant l’accueil du public, avec les badges, le programme imprimé et les piles de rechange prêts.

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