Checklist para organizar un espectáculo de danza

Organizar un espectáculo de danza exige coordinar artistas, público, técnica y horarios sin dejar decisiones para el último día. Empieza por confirmar la fecha, el espacio y los grupos participantes; después cierra el programa, las entradas y las necesidades técnicas. La semana previa debes tener comprobados los archivos de música, impresos los programas y preparados los materiales. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar los detalles que suelen olvidarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Definir el programa y la lista de reproducción
2 personas
Confirmar grupos de baile y coreógrafos
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas para la ubicación
Comprobar permisos y seguros
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar promoción en redes sociales
Enviar nota de prensa
Pedir el catering
2 personas
Planificar el ensayo técnico
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preclasificar la decoración
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Descargar el material
4 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Limpiar la pista de baile
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar mesas en la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Montar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la música y las señales
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar programas y acreditaciones
2 personas
Montar backstage
3 personas
Preparar los vestuarios
2 personas

Evento

Recibir a los bailarines
3 personas
Registrar a los bailarines
2 personas
Dar la reunión técnica
3 personas
Abrir las puertas
2 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Guiar la primera función
4 personas
Organizar la pausa
3 personas
Coordinar la segunda función
4 personas
Preparar la cena para los bailarines
3 personas
Proporcionar comida a los bailarines
2 personas
Coordinar la función de la noche
4 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Servir las últimas bebidas
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Empaquetar la comida de catering sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Cargar los materiales
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 4
Sillas del vestuariocant. 20
Percheroscant. 6
Mesas para guardarropacant. 2
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platilloscant. 80
Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas para servircant. 20
Jarrascant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Dispositivos de reproducción de músicacant. 2
Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas LED de repuestocant. 6

Decoración

Lona de fondocant. 2
Paños decorativoscant. 8
Arreglos floralescant. 10
Mantelescant. 12
Carteles para el escenariocant. 10
Carteles de flechascant. 12
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cuerdacant. 2
Cinta de pintorcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 8
Placas de induccióncant. 2
Teterascant. 3
Sacacorchoscant. 3
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8
Contenedores de basuracant. 4
Spray desinfectantecant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
Abrebotellascant. 4
Enfriadores de vinocant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejascant. 8
Sacar cafécant. 4
Cestas de pancant. 10
Etagèrescant. 6
Cajas de bebidascant. 12
Acumuladores de fríocant. 24
Recipientes para comidacant. 250
Fundas para bandejascant. 8

Papeleo

Folletos del programacant. 220
Credenciales de participantescant. 80
Listas de ticketscant. 4
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Pegatinas con nombrecant. 100
Formularios de inscripcióncant. 100
Guionescant. 15
Notas adhesivascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos fluorescentescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 10

Backstage

Espejoscant. 6
Perchascant. 100
Fundas para ropacant. 50
Espejos de maquillajecant. 6
Iluminación de maquillajecant. 6
Cajas plegablescant. 20
Toallascant. 30
Etiquetas para fundas de ropacant. 100

Transporte

Carros de transportecant. 4
Correas de amarrecant. 12
Mantas de proteccióncant. 10

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y los permisos antes de anunciar el espectáculo. Reserva también una zona despejada para carga y descarga, porque el equipo de sonido y la iluminación suelen llegar antes que el público.
Pide las necesidades técnicas de cada grupo al menos 3 semanas antes. Reúne los archivos de música, pruébalos en el portátil y lleva una copia de seguridad en otro dispositivo.
Programa un ensayo técnico independiente del ensayo artístico. Reserva entre 2 y 3 horas para comprobar altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, focos LED, trípodes, cables y regletas.
No esperes a la llegada del público para organizar camerinos y guardarropa. Coloca sillas, percheros, mesas y acreditaciones como mínimo 90 minutos antes de abrir las puertas.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y las preferencias dietéticas. Prepara vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, jarras y bandejas con tiempo suficiente para que el servicio no interfiera con el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, grupos, permisos y reservas. Deja las comprobaciones técnicas, el programa impreso y la preparación de materiales para la última semana.
¿Cuándo debo hacer el ensayo técnico de un espectáculo de danza?: Hazlo entre 1 y 3 días antes si el espacio y el equipo ya están disponibles. Reserva al menos 2 horas y comprueba cada archivo de música, micrófono, altavoz, foco, cable y regleta.
¿Cuántas sillas necesito para un espectáculo de danza?: Calcula una silla por entrada o plaza confirmada y añade entre un 5 % y un 10 % si el espacio lo permite. Separa además las sillas de camerino de las destinadas al público.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y abrir la venta de entradas?: Envía las invitaciones y abre la venta entre 4 y 6 semanas antes del espectáculo. Cierra las inscripciones al menos 5 días antes para confirmar aforo, catering y preferencias dietéticas.

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