Zo organiseer je een dansvoorstelling
Begin met de datum, locatie en maximale publiekscapaciteit. Leg daarna de speellijst, dansgroepen en choreografen vast, zodat techniek, kaartverkoop en communicatie op dezelfde informatie steunen. Verzamel vroeg de technische wensen en plan een technische repetitie vóór de voorstelling. Werk vervolgens naar één draaiboek toe met tijden voor opbouw, soundcheck, deuren open, pauze en afbouw. Reserveer niet alleen stoelen en garderoberekken, maar ook kabels, batterijen en materiaal voor kleedkamers en catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Programma en speellijst vaststellen
2 personen
- 3
Dansgroepen en choreografen bevestigen
2 personen
- 4
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 5
Reserveringen voor locatie maken
- 6
Vergunningen en verzekeringen controleren
2 personen
- 7
Uitnodigingen ontwerpen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Ticketverkoop openen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Promotie op sociale media plaatsen
- 13
Persbericht versturen
- 14
Catering bestellen
2 personen
- 15
Technische repetitie plannen
2 personen
- 16
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 17
Muziekbestanden controleren
2 personen
- 18
Draaiboek uitwerken
2 personen
- 19
Programma afdrukken
- 20
Naambadges voorbereiden
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Materialen verzamelen
3 personen
- 23
Decoratie voorsorteren
2 personen
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
- 26
Materialen uitladen
4 personen
- 27
Podiumvloer controleren
2 personen
- 28
Dansvloer schoonmaken
2 personen
- 29
Publieksstoelen opstellen
4 personen
- 30
Tafels bij entree plaatsen
2 personen
- 31
Garderobe inrichten
2 personen
- 32
Decoratie ophangen
3 personen
- 33
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 34
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
- 35
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 36
Microfoons testen
2 personen
- 37
Muziek en cues testen
2 personen
- 38
Catering klaarzetten
3 personen
- 39
Dranken koud zetten
2 personen
- 40
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 41
Programma's en badges klaarleggen
2 personen
- 42
Backstage inrichten
3 personen
- 43
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
Event
- 44
Dansers ontvangen
3 personen
- 45
Dansers registreren
2 personen
- 46
Technische briefing geven
3 personen
- 47
Deuren openen
2 personen
- 48
Tickets controleren
3 personen
- 49
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 50
Programma's uitdelen
2 personen
- 51
Garderobe bemannen
2 personen
- 52
Koffie en thee serveren
2 personen
- 53
Hapjes serveren
2 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
- 56
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
- 57
Pauze verzorgen
3 personen
- 58
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
- 59
Diner voor dansers klaarzetten
3 personen
- 60
Dansers voorzien van eten
2 personen
- 61
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
- 62
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 63
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
- 64
Laatste dranken serveren
2 personen
Nazorg
- 65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 66
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
- 67
Overgebleven catering inpakken
2 personen
- 68
Afval verzamelen
3 personen
- 69
Servies afwassen
3 personen
- 70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 71
Decoratie verwijderen
3 personen
- 72
Locatie schoonmaken
4 personen
- 73
Materialen inladen
4 personen
- 74
Locatie afsluiten
2 personen
- 75
Apparatuur terugbrengen
2 personen
- 76
Materialen retourneren
2 personen
- 77
Ongebruikte boodschappen opbergen
- 78
Gevonden voorwerpen registreren
- 79
Bedankbericht versturen
- 80
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Publieksstoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 4
- Kleedkamerstoelenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 6
- Garderobetafelsaantal 2
- Garderoberekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Schoteltjesaantal 80
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerplateausaantal 20
- Schenkkanenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Theepottenaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Muziekafspeelapparatenaantal 2
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Reserve-ledlampenaantal 6
Decoratie
- Achtergronddoekaantal 2
- Decoratieve doekenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 10
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumbordjesaantal 10
- Pijlbordjesaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Touwaantal 2
- Schilderstapeaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks Messenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Thermoskannenaantal 8
- Inductieplatenaantal 2
- Waterkokersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 3
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalcontainersaantal 4
- Desinfectiesprayaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
- Flessenopenersaantal 4
- Wijnkoelersaantal 4
- Drankdispensersaantal 4
- Dienbladenaantal 8
- Koffiescheppenaantal 4
- Broodmandenaantal 10
- Etagèresaantal 6
- Drankkrattenaantal 12
- Koelelementenaantal 24
- Voedselbakjesaantal 250
- Dienbladhoezenaantal 8
Papierwerk
- Programmafoldersaantal 220
- Deelnemersbadgesaantal 80
- Ticketlijstenaantal 4
- Pennenaantal 20
- Clipboardsaantal 6
- Naamstickersaantal 100
- Inschrijfformulierenaantal 100
- Draaiboekenaantal 15
- Plakbriefjesaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Fluoriserende hesjesaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Brandblussersaantal 4
- Antislipmattenaantal 10
Backstage
- Spiegelsaantal 6
- Kledinghangersaantal 100
- Kledinghoezenaantal 50
- Make-upspiegelsaantal 6
- Make-upverlichtingaantal 6
- Klapkrattenaantal 20
- Handdoekenaantal 30
- Kledinghoezenlabelsaantal 100
Transport
- Transportkarrenaantal 4
- Spanbandenaantal 12
- Beschermdekensaantal 10
Tips
- Plan de technische repetitie uiterlijk enkele dagen vóór de voorstelling en laat alle muziekbestanden vooraf controleren. Neem per draadloze microfoon reservebatterijen mee; die worden vaak pas gemist wanneer het publiek al binnenkomt.
- Maak de speellijst definitief voordat je programma’s afdrukt en tickets verkoopt. Vermeld per dansstuk de volgorde, duur en benodigde opstelling, zodat licht en geluid niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
- Houd bij de locatieplanning rekening met drie aparte zones: publiek, backstage en laden en lossen. Maak de laad- en loszone vrij vóór de locatie opent en zet kledingrekken, kleedkamerstoelen en garderoberekken klaar voordat de dansers arriveren.
- Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, aanvangstijd en pauze vaststaan. Verzamel dieetwensen tot een vaste deadline, bijvoorbeeld 7 dagen voor de voorstelling, zodat catering en serveermateriaal daarop kunnen worden afgestemd.
- Werk het draaiboek uit per kwartier vanaf locatie-opening tot afbouw. Neem daarin ook de technische repetitie, deuren open, ontvangst met naambadges, garderobe, publieksbegeleiding en het opruimen van afvalbakken op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een dansvoorstelling te organiseren?
- Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalige dansvoorstelling. Plan de locatie, groepen en vergunningen in de eerste 2 weken; laat ticketverkoop en promotie daarna minstens 4 tot 6 weken lopen.
- Wanneer plan je de technische repetitie voor een dansvoorstelling?
- Plan de technische repetitie uiterlijk 2 tot 3 dagen vóór de voorstelling, met alle dansgroepen, muziekbestanden, speakers, mengpaneel en verlichting aanwezig. Reserveer per programmaonderdeel minimaal 15 minuten testtijd.
- Hoeveel stoelen heb je nodig voor een dansvoorstelling?
- Neem het aantal verkochte of verwachte tickets als uitgangspunt en houd minimaal 5% stoelen achter de hand voor wijzigingen, begeleiding of een andere zaalopstelling. Controleer tegelijk de vluchtroutes en de maximale capaciteit van de locatie.
- Wanneer moet je catering voor een dansvoorstelling bestellen?
- Bestel catering uiterlijk 7 dagen vooraf en sluit de inventarisatie van dieetwensen op dat moment. Tel voor elke gast servies en glazen mee en plan extra tijd voor klaarzetten, bijvullen en opruimen tijdens de pauze.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!