Tanzvorstellung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Tanzvorstellung besteht nicht nur aus Programm und Bühnenlicht. Du musst Gruppen und Choreografen bestätigen, technische Anforderungen bündeln, Tickets verkaufen und den Ablauf bis zur letzten Musikdatei prüfen. Plane außerdem Umkleiden, Sitzplätze, Garderobe, Catering und den Ladebereich so, dass am Veranstaltungstag keine Wege blockiert sind. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Öffnen der Location in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm und Spielplan festlegen
2 Personen
Tanzgruppen und Choreografen bestätigen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Reservierungen für die Location vornehmen
Genehmigungen und Versicherungen prüfen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Werbung in sozialen Medien posten
Pressemitteilung versenden
Catering bestellen
2 Personen
Technische Probe planen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Programm drucken
Namensschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Dekoration vorsortieren
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Materialien ausladen
4 Personen
Bühnenboden prüfen
2 Personen
Tanzfläche reinigen
2 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Tische am Eingang aufstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musik und Cues testen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Programme und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Backstage einrichten
3 Personen
Umkleidekabinen vorbereiten
2 Personen

Event

Tänzer empfangen
3 Personen
Tänzer registrieren
2 Personen
Technisches Briefing geben
3 Personen
Türen öffnen
2 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
Erste Vorstellung begleiten
4 Personen
Pause organisieren
3 Personen
Zweite Vorstellung begleiten
4 Personen
Abendessen für Tänzer bereitstellen
3 Personen
Tänzer mit Essen versorgen
2 Personen
Abendvorstellung begleiten
4 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Letzte Getränke servieren
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien einladen
4 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Unbenutzte Einkäufe verstauen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 20
KleiderständerAnz. 6
GarderobentischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
UntertassenAnz. 80
Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 20
KaraffenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
MusikabspielgeräteAnz. 2
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundtuchAnz. 2
Dekorative StoffeAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 10
TischdeckenAnz. 12
BühnenschilderAnz. 10
WegweiserAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
SeilAnz. 2
AbdeckbandAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
InduktionsplattenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
KorkenzieherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
FlaschenöffnerAnz. 4
WeinkühlerAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
TablettsAnz. 8
Kaffee schöpfenAnz. 4
BrotkörbeAnz. 10
EtagerenAnz. 6
GetränkekistenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24
FutternäpfeAnz. 250
TablettbezügeAnz. 8

Papierkram

ProgrammhefteAnz. 220
TeilnehmerausweiseAnz. 80
TicketlistenAnz. 4
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 100
AnmeldeformulareAnz. 100
AbläufeAnz. 15
KlebezettelAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 10

Backstage

SpiegelAnz. 6
KleiderbügelAnz. 100
KleiderhüllenAnz. 50
Make-up-SpiegelAnz. 6
Make-up-BeleuchtungAnz. 6
KlappkistenAnz. 20
HandtücherAnz. 30
Kleidungshüllen-EtikettenAnz. 100

Transport

TransportwagenAnz. 4
SpanngurteAnz. 12
SchutzdeckenAnz. 10

Tipps

Sammle die technischen Anforderungen jeder Tanzgruppe frühzeitig und prüfe alle Musikdateien vor der technischen Probe. So fallen inkompatible Formate, fehlende Titel oder Lautstärkeprobleme nicht erst beim Einlass auf.
Lege den Spielplan erst fest, wenn Gruppen, Choreografen und Übergänge bestätigt sind. Plane zusätzlich Zeit für Umbauten, Ansagen und das Wechseln der Kostüme ein.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Datum, Ort, Programm und Sitzplatzsituation feststehen. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend, statt sie in den letzten Tagen zusammenzusuchen.
Ordne Sitzplätze, Umkleidestühle, Kleiderständer und Garderobenständer vor dem Aufbau einem klaren Bereich zu. Eine beschriftete Garderobe und vorbereitete Namensschilder sparen am Einlass deutlich mehr Zeit als spontane Nacharbeit.
Prüfe am Veranstaltungstag zuerst Lade- und Entladezone, Stromversorgung und Technik. Halte Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Ersatzbatterien griffbereit, bevor Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und LED-Spots aufgebaut werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Gruppen und Genehmigungen. Ticketverkauf, Werbung und Catering sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Vorstellung vorbereitet sein.
Wann müssen die Musikdateien für eine Tanzvorstellung vorliegen?: Fordere alle Musikdateien mindestens 2 Wochen vor der Veranstaltung an. Prüfe sie anschließend vollständig und verwende die geprüften Dateien bei der technischen Probe, idealerweise 1 bis 3 Tage vor der Vorstellung.
Wie viel Zeit braucht eine technische Probe bei einer Tanzvorstellung?: Plane mindestens 2 bis 4 Stunden für eine Vorstellung mit mehreren Tanzgruppen ein. Bei vielen Lichtwechseln, Mikrofonen oder Umbauten solltest du zusätzliche 30 bis 60 Minuten als Puffer einrechnen.
Wann sollte das Catering für eine Tanzvorstellung bestellt werden?: Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die erwartete Gästezahl und die erfassten Ernährungswünsche feststehen. Prüfe die endgültige Anzahl spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin.

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