Dansshow organiseren: checklist en planning

Een dansshow vraagt om meer dan een podium en een muzieklijst. Je moet dansgroepen inschrijven, optredens bevestigen en alle muziekbestanden controleren voordat de techniek wordt opgebouwd. Plan daarnaast publiekskaarten, naambadges, garderobe en catering, zodat de ontvangst niet botst met de laatste repetities. Deze checklist bevat 75 taken en 49 benodigdheden, van de eerste reserveringen tot het uitladen van techniek en het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Dansgroepen inschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
3 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
2 personen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Techniek bevestigen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Crewindeling maken
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Publiekskaarten voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Decoratie inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laadruimte vrijmaken
2 personen
Techniek uitladen
4 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Kleedkamers inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Techniek volledig testen
3 personen
Muziek per optreden klaarzetten
2 personen
Lichtstanden programmeren
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
3 personen
Artiesten registreren
2 personen
Kleedkamers toewijzen
2 personen
Generale repetitie begeleiden
4 personen
Publieksingang openen
3 personen
Kaarten controleren
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Garderobe aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Dansshow presenteren
4 personen
Artiestenwissels begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Slotoptreden aankondigen
Bedankmoment begeleiden
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Artiesten afscheid laten nemen
2 personen
Buffet afsluiten
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
3 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Leveringen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 10
Receptietafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 220
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Di-boxenaantal 4
Laptop voor muziek
Reserve laptop
Verdeeldozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Podiumvloerpanelenaantal 24
Achterdoek
Laptopstandaard
USB-sticksaantal 4

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Podiumverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 200
Gebaksvorkjesaantal 200
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Decoratieve doekenaantal 8
Kunstbloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Naambadgesaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de programmaredactie uiterlijk twee weken voor de show af. Dan kun je optredens bevestigen, artiesteninformatie versturen en ontbrekende muziekbestanden nog opvragen.
Controleer elk muziekbestand op de laptop én op een reserve-laptop of USB-stick. Test vóór de show ook de audiomixer, di-boxen, microfoons en actieve speakers in dezelfde volgorde als het programma.
Maak de plattegrond vóór je klapstoelen, klaptafels en podiumvloerpanelen plaatst. Houd een aparte route vrij voor dansers, techniek en het uitladen via de laadruimte.
Leg dieetwensen vast zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Koel dranken pas nadat de koeling en opslag op locatie zijn gecontroleerd.
Druk het draaiboek en de publiekskaarten niet pas op de showdag af. Leg ook gaffer tape, verlengkabels, verdeeldozen, USB-sticks en reservebatterijen samen in één technische bak.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dansshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en inschrijvingen van dansgroepen. Plan de programmabevestiging en technische afstemming uiterlijk 2 weken voor de show.
Wanneer moet ik de muziek voor een dansshow aanleveren?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 2 weken vooraf op en controleer ze direct na ontvangst. Doe 1 week voor de show nog een volledige test met de laptop, reserve-laptop en USB-stick.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een dansshow?: Reken één klapstoel per verwachte bezoeker en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 100 bezoekers zet je dus ongeveer 105 tot 110 stoelen klaar, afhankelijk van de zaalindeling.
Wanneer moet de catering voor een dansshow besteld worden?: Bestel catering ongeveer 1 tot 2 weken vooraf, zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen redelijk vaststaan. Bevestig het definitieve aantal enkele dagen voor de show.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.