Checklist para organizar un espectáculo de danza

Un espectáculo de danza necesita coordinación entre grupos, artistas, técnica, público y equipo de apoyo. Esta checklist reúne 75 tareas y 49 materiales para avanzar en el orden correcto, desde confirmar la fecha y gestionar las inscripciones hasta abrir el recinto y descargar el equipo. Presta especial atención a la música, la distribución del espacio y la información de los artistas: son aspectos que suelen cerrarse demasiado tarde. También encontrarás lo necesario para recibir al público y preparar el servicio de comida y bebida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Inscribir grupos de baile
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Enviar la información de los artistas
2 personas
Hacer reservas
Pedir el catering
2 personas
Confirmar la técnica
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Preparar las tarjetas del público
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Comprar decoración
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Descargar el equipo técnico
4 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Preparar la mesa de presentación
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Probar toda la técnica
3 personas
Preparar la música para cada actuación
2 personas
Programar los modos de iluminación
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Recibir a los artistas
3 personas
Registrar artistas
2 personas
Asignar los vestuarios
2 personas
Coordinar el ensayo general
4 personas
Abrir la entrada para el público
3 personas
Comprobar los mapas
3 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Gestionar guardarropa
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Presentar el espectáculo de danza
4 personas
Coordinar los cambios de artistas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Anunciar la actuación final
Coordinar el momento de agradecimiento
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Entrega del guardarropa
2 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Cerrar el bufé
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar el sanitario
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Devolver las entregas
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas plegablescant. 180
Mesas plegablescant. 10
Mesas de recepcióncant. 3
Percheroscant. 3
Perchascant. 220
Mantelescant. 10

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 4
Portátil para música
Portátil de reserva
Cajas de distribucióncant. 8
Cables alargadorescant. 12
Cinta gaffercant. 6
Paneles del suelo del escenariocant. 24
Telón de fondo
Soporte para portátil
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación del escenariocant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 200
Tenedores de postrecant. 200
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Contenedores para hielocant. 4

Decoración

Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4
Paños decorativoscant. 8
Arreglos florales artificialescant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Credencialescant. 60

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la inscripción de grupos y recoge las preferencias dietéticas con al menos 2 semanas de antelación. Así podrás confirmar el programa y pedir el catering con cifras reales.
Pide los archivos de música y la información de cada artista entre 7 y 10 días antes. Comprueba cada archivo en el portátil principal y guarda una copia en una memoria USB y en el portátil de reserva.
Haz el plano del recinto antes de colocar las sillas, mesas, percheros y recepción. Reserva una zona de carga despejada y calcula al menos 60 minutos para descargar el equipo técnico y montar sonido e iluminación.
Imprime el plan de trabajo y prepara las tarjetas de identificación el día anterior. Entrega al equipo una distribución clara de funciones, especialmente para recepción, escenario, técnica y atención a los artistas.
Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de abrir y prepara los aperitivos como máximo 2 horas antes. Cuenta con vasos de agua para artistas y equipo, además de copas, tazas, platos y cubiertos según el servicio previsto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, grupos e inscripciones. Deja cerrados el programa, el catering y la técnica al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que enviar la música de un espectáculo de danza?: Solicita todos los archivos entre 7 y 10 días antes del evento. Compruébalos con el equipo de sonido y conserva una copia en una memoria USB y otra en un portátil de reserva.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar la técnica?: Reserva como mínimo 2 horas para descargar, colocar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, iluminación y escenario. Añade 30 minutos para una prueba completa de sonido, música y luces.
¿Cuándo se prepara el catering para un espectáculo de danza?: Confirma el número final de asistentes y las dietas al menos 10 días antes, y realiza el pedido con 7 días de margen. Prepara los aperitivos hasta 2 horas antes y enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de abrir.

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