Checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse demande de coordonner les groupes, les artistes, le public et la technique dans un ordre précis. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis verrouillez les inscriptions et le programme avant de réserver les prestations et le catering. Les fichiers musicaux, les besoins alimentaires et le plan de salle sont souvent traités trop tard. Cette checklist regroupe 75 tâches et 49 éléments à prévoir, jusqu’à l’ouverture du lieu et au déchargement du matériel technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Inscrire les groupes de danse
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
2 personnes
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Confirmer la technique
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Imprimer le déroulé
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Préparer les cartes du public
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Décharger le matériel technique
4 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer la table de présentation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Tester entièrement la technique
3 personnes
Préparer la musique pour chaque performance
2 personnes
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Accueillir les artistes
3 personnes
Enregistrer les artistes
2 personnes
Attribuer les loges
2 personnes
Encadrer la répétition générale
4 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Contrôler les billets
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Garderobe
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Présenter le spectacle de danse
4 personnes
Accompagner les changements d’artistes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Animer les questions du public
2 personnes
Annoncer la prestation de clôture
Animer le moment des remerciements
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Laisser les artistes faire leurs adieux
2 personnes
Fermer le buffet
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
3 personnes
Récupérer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Retourner les livraisons
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 180
Tables pliantesqté 10
Tables de réceptionqté 3
Portantsqté 3
Cintresqté 220
Nappesqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Mixeur audio
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Caissons DIqté 4
Ordinateur portable pour la musique
Ordinateur portable de secours
Boîtes de distributionqté 8
Rallongesqté 12
Ruban gafferqté 6
Panneaux de plancher de scèneqté 24
Fond de scène
Support pour ordinateur portable
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage de scèneqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 200
Fourchettes à gâteauqté 200
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Tissus décoratifsqté 8
Compositions florales artificiellesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les groupes plusieurs semaines à l’avance. Sans ces confirmations, vous ne pouvez pas établir un programme fiable ni envoyer des invitations complètes.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre final au traiteur au plus tard quelques jours avant le spectacle. Prévoyez aussi les verres, les tasses, les assiettes et les couverts de service.
Rassemblez les fichiers musicaux avant la dernière semaine et vérifiez chaque piste sur l’ordinateur prévu pour la diffusion. Gardez un ordinateur de secours et des clés USB avec les copies nécessaires.
Préparez le plan de salle et la répartition de l’équipe avant le jour J. Identifiez notamment qui accueille le public, qui accompagne les artistes et qui contrôle le mixeur audio, les microphones et l’éclairage.
Organisez l’installation dans l’ordre suivant : ouvrir le lieu, dégager la zone de chargement, décharger le matériel technique, puis installer la scène et les places. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, inscrire les groupes, réserver les prestations et envoyer les invitations. Gardez la dernière semaine pour vérifier la musique, finaliser le programme et répartir l’équipe.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les horaires principaux sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant afin de traiter les besoins alimentaires et le plan de salle.
Combien de boissons prévoir pour un spectacle de danse ?: Pour un accueil d’environ 2 heures, comptez 2 à 3 boissons par personne, en adaptant la quantité selon la présence d’enfants et la durée. Refroidissez les boissons le jour précédent et prévoyez les verres à eau ainsi que les verres à vin nécessaires.
Quand vérifier les fichiers musicaux ?: Faites une première vérification au moins 7 jours avant le spectacle, puis testez à nouveau les fichiers sur le matériel de diffusion le jour du montage. Conservez une copie sur deux clés USB et sur un ordinateur portable de secours.

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