Tanzshow organisieren: die Checkliste für Planung und Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum und Ort zuerst und melde die Tanzgruppen frühzeitig an. Verschicke die Einladungen erst, wenn Auftritte, Reservierungen und die wichtigsten Künstlerinformationen feststehen.
• Sammle Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag: Fordere sie vorab an, prüfe jede Datei und speichere sie zusätzlich auf USB-Sticks. Ein Ersatzlaptop sollte zusammen mit dem Musik-Laptop bereitliegen.
• Plane Technik und Licht als eigenen Aufbauabschnitt ein. Aktive Lautsprecher, Audiomischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen, Verlängerungskabel und Gaffer Tape gehören vor dem Einlass an ihren vorgesehenen Platz.
• Erstelle den Lageplan, die Crew-Einteilung und das Drehbuch vor dem Aufbau. So wissen Helfer, wo Klappstühle, Klapptische, Empfangstische, Garderobenständer und die Bühnenbodenplatten stehen.
• Bestelle das Catering erst nach der Anmeldeauswertung und erfasse Ernährungswünsche separat. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; rechne bei einer Veranstaltung von drei Stunden mit etwa 1 bis 1,5 Litern Getränken pro Person, abhängig von Temperatur und Catering.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzshow organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Anmeldung der Tanzgruppen. Vier Wochen vor der Show sollten Einladungen, Reservierungen, Catering und Technik bestätigt sein.

Wann müssen die Musikdateien für eine Tanzshow vorliegen?

Fordere die Dateien spätestens 14 Tage vor der Show an und prüfe sie innerhalb von 3 bis 5 Tagen. Speichere die geprüfte Version auf dem Musik-Laptop, dem Ersatzlaptop und mindestens einem USB-Stick.

Wie viel Technik braucht eine Tanzshow?

Plane mindestens einen vollständigen Technikcheck 1 bis 2 Stunden vor dem Einlass ein. Dazu gehören Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Stromverteilung, Verlängerungskabel sowie Lichtcontroller, LED-Spots und Bühnenbeleuchtung.

Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?

Kühle die Getränke am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Snacks lassen sich meist 60 bis 90 Minuten vorher vorbereiten; Teller, Gläser, Tassen und Servierbesteck sollten dann bereits an den Empfangs- oder Cateringtischen liegen.

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