Dansrecital organiseren: checklist en planning

Een dansrecital vraagt meer voorbereiding dan alleen groepen en muziek inplannen. Je moet ook kostuums, rekwisieten, kleedkamers, techniek en de publieksstroom op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna terug vanaf de generale repetitie. Controleer muziekbestanden minstens één keer op de apparatuur waarop je tijdens het recital afspeelt. Met deze checklist houd je 77 taken en 40 spullen overzichtelijk bij, van de eerste reservering tot de laatste hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Dansgroepen en optredens indelen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bevestiging naar bezoekers sturen
Reserveringen maken
Toestemming voor muziek regelen
Contactgegevens artiesten verzamelen
Kostuums per groep controleren
3 personen
Kostuums labelen
2 personen
Rekwisieten controleren
2 personen
Generale repetitie plannen
2 personen
Generale repetitie uitvoeren
8 personen
Overgangen tussen dansen oefenen
6 personen
Presentatieteksten schrijven
Presentator instrueren
2 personen
Fotograaf instrueren
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Publieksroute uitstippelen
2 personen
Zaalindeling markeren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Kleedkamers inrichten
4 personen
Kostuums per groep klaarleggen
4 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
Inchecktafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
EHBO-materialen klaarleggen
Dansers ontvangen
3 personen
Dansers laten omkleden
4 personen
Opkomstvolgorde doornemen
6 personen
Dansers opwarmen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Recital presenteren
4 personen
Muziek per optreden starten
Dansers achter de schermen begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Foto's maken
Afsluiting presenteren
2 personen
Dansers laten omkleden
4 personen
Bedankmoment begeleiden
3 personen
Naborrel verzorgen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Kostuums verzamelen
4 personen
Kostuums terugbrengen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 10
Kleedkamerrekkenaantal 6
Kledinghangersaantal 120
Spiegelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Noodlampenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Plantenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Pijlbordjesaantal 12

Servies

Glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerbladenaantal 12
Schenkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de generale repetitie niet alleen voor de dansen: oefen ook alle overgangen, presentatieteksten en microfoonwissels. Reserveer hiervoor bij voorkeur 2 tot 3 uur, zodat je technische problemen nog kunt oplossen.
Maak per dansgroep één overzicht met kostuums, kledinghangers en rekwisieten. Label kostuums vóór de repetitiedag en leg per groep vast wie controleert of alles na afloop terug is.
Test muziekbestanden uiterlijk 48 uur voor het recital op de laptop, muziekspeler, speakers en het mengpaneel. Bewaar een tweede kopie op een andere plek en markeer de afspeelvolgorde duidelijk.
Richt de kleedruimte in vóór de dansers arriveren: zet kleedkamerrekken, spiegels en afvalbakken klaar en wijs elke groep een vaste plek toe. Houd verlengkabels en stekkerdozen buiten de looproute en zet kabels vast met gaffer tape.
Bereken catering op basis van het definitieve aantal bevestigde bezoekers en de geplande duur. Zet dranken gekoeld klaar, gebruik koelboxen voor reservevoorraad en houd dieetwensen apart bij voordat je hapjes en servies verdeelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een dansrecital te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een recital met meerdere dansgroepen. Plan de locatie, reserveringen en toestemming voor muziek in de eerste 2 weken; gebruik de laatste 2 weken voor kostuumcontroles, techniek en repetities.
Wanneer moet ik de muziek voor een dansrecital controleren?: Controleer alle muziekbestanden uiterlijk 48 uur voor het optreden en test ze opnieuw tijdens de generale repetitie. Gebruik daarbij de echte muziekspeler, laptop, speakers en het mengpaneel van de locatie.
Hoeveel repetitietijd is nodig voor een dansrecital?: Plan naast de reguliere lessen minstens één generale repetitie van 2 tot 3 uur. Reserveer extra tijd als er veel groepen, decorwissels of rekwisieten zijn en oefen elke overgang in de uiteindelijke volgorde.
Wanneer verstuur je de bevestiging naar bezoekers van een dansrecital?: Stuur de bevestiging 7 tot 10 dagen voor het recital, nadat aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen zijn verwerkt. Vermeld daarin de aanvangstijd, locatie, route-informatie en eventuele instructies voor ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.