Checklist para organizar un recital de danza sin olvidos

Un recital de danza combina actuaciones, cambios rápidos, música, vestuario y público, así que los pequeños retrasos se acumulan enseguida. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y trabaja después hacia el ensayo general y la función. Esta checklist reúne las gestiones que suelen llegar tarde: permisos, archivos de música, datos de los artistas, confirmaciones, disfraces y catering. También te ayuda a comprobar que el equipo técnico y las zonas de camerino estén listos antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Organizar grupos de baile y actuaciones
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Comprobar los archivos de música
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la confirmación a los visitantes
Hacer reservas
Gestionar el permiso de música
Reunir los datos de contacto de los artistas
Comprobar los disfraces por grupo
3 personas
Etiquetar disfraces
2 personas
Comprobar los atrezos
2 personas
Planificar el ensayo general
2 personas
Realizar el ensayo general
8 personas
Practicar las transiciones entre bailes
6 personas
Escribir los textos de presentación
Instruir al presentador
2 personas
Dar instrucciones al fotógrafo
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Trazar la ruta del público
2 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Preparar los vestuarios
4 personas
Preparar los disfraces por grupo
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar los materiales de primeros auxilios
Recibir a los bailarines
3 personas
Ayudar a los bailarines a cambiarse
4 personas
Repasar el orden de salida
6 personas
Calentar a los bailarines
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Presentar el programa
Presentar el recital
4 personas
Iniciar la música en cada actuación
Acompañar a los bailarines detrás del escenario
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el descanso
Responder preguntas del público
2 personas
Tomar fotos
Presentar el cierre
2 personas
Ayudar a los bailarines a cambiarse
4 personas
Coordinar el momento de agradecimiento
3 personas
Organizar el cóctel posterior
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Reunir los trajes
4 personas
Devolver los disfraces
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 10
Percheros para camerinoscant. 6
Perchascant. 120
Espejoscant. 4
Papeleracant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Reproductor de música
Portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Paneles LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas de emergenciacant. 4

Decoración

Lona de fondo
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Plantascant. 6
Pizarrascant. 4
Carteles de flechascant. 12

Vajilla

Vasoscant. 140
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y el horario con suficiente margen para calcular los cambios de vestuario, las entradas y las salidas. Reserva al menos 15 minutos de colchón antes de la apertura y entre bloques si hay muchos grupos.
No esperes al día del ensayo para revisar la música: reúne todos los archivos, comprueba que se reproducen correctamente y guarda una copia en un portátil y otra en un reproductor de música. Etiqueta cada pista con el nombre del grupo y el orden de actuación.
Haz una prueba completa de las transiciones durante el ensayo general. Comprueba quién mueve los atrezos, quién anuncia cada número y cuánto tarda cada grupo en entrar y salir del escenario; anota cualquier cambio en el programa.
Revisa el vestuario por grupos y etiqueta cada disfraz con el nombre del bailarín o del grupo. Prepara percheros, perchas, espejos y papeleras en los camerinos, porque estos elementos suelen olvidarse aunque sean necesarios desde el primer cambio.
Calcula el catering a partir de las confirmaciones y las preferencias dietéticas, no del aforo aproximado. Deja las bebidas frías listas y prepara los aperitivos antes de que llegue el público; para el primer servicio, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un recital de danza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. Así tendrás tiempo para cerrar el lugar, el programa, las inscripciones, los permisos de música, el vestuario y el ensayo general.
¿Cuándo hay que hacer el ensayo general de un recital de danza?: Hazlo entre 3 y 7 días antes de la función, con el orden completo de actuaciones. Repite también las transiciones y comprueba la música, los micrófonos, la iluminación y los atrezos.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un recital de danza?: Calcula las cantidades según el número de asistentes confirmados y sus restricciones alimentarias. Como referencia para el primer servicio, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona y deja un margen de aproximadamente un 10 %.
¿Qué hay que comprobar el día del recital de danza?: Reserva entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas para revisar sonido, cables, iluminación, micrófonos, música, camerinos, vestuario y señalización. Confirma también que el presentador, el fotógrafo y los responsables de cada grupo conocen sus instrucciones.

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