Tanzrecital organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Tanzrecital braucht mehr als einen Bühnenplan. Du koordinierst Auftritte, Musikdateien, Kostüme, Requisiten und die Abläufe hinter der Bühne, während das Publikum Einlass, Sitzplätze und Verpflegung erwartet. Beginne mit Datum, Ort und Zeitplan und arbeite dich anschließend durch Gruppen, Technik und Generalprobe. Plane außerdem Zeit für beschriftete Kostüme, getestete Musik und klare Übergänge ein – genau diese Punkte werden bei Tanzaufführungen oft zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Tanzgruppen und Auftritte einteilen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Musikdateien prüfen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Bestätigung an die Besucher senden
Reservierungen vornehmen
Musikgenehmigung einholen
Kontaktdaten der Künstler sammeln
Kostüme pro Gruppe prüfen
3 Personen
Kostüme beschriften
2 Personen
Requisiten kontrollieren
2 Personen
Generalprobe planen
2 Personen
Generalprobe durchführen
8 Personen
Übergänge zwischen den Tänzen üben
6 Personen
Präsentationstexte schreiben
Moderator einweisen
2 Personen
Fotograf anweisen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Publikumsroute festlegen
2 Personen
Raumaufteilung markieren
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Umkleidekabinen einrichten
4 Personen
Kostüme pro Gruppe bereitlegen
4 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Musikwiedergabe testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
Tänzer empfangen
3 Personen
Tänzer zum Umziehen schicken
4 Personen
Auftrittsreihenfolge durchgehen
6 Personen
Tänzer aufwärmen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programm vorstellen
Rezital präsentieren
4 Personen
Musik pro Auftritt starten
Tänzer hinter den Kulissen begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pause ankündigen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Fotos machen
Abschluss präsentieren
2 Personen
Tänzer zum Umziehen schicken
4 Personen
Dankesmoment begleiten
3 Personen
Nachfeier betreuen
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Kostüme einsammeln
4 Personen
Kostüme zurückbringen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 10
UmkleideracksAnz. 6
KleiderbügelAnz. 120
SpiegelAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
Musikplayer
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-PanelsAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
NotlampenAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
PflanzenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 12

Geschirr

GläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServiertablettsAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Ablauf nicht erst nach dem Einsammeln der Musik fest. Sammle die Dateien frühzeitig, prüfe jedes Stück auf dem vorgesehenen Musikplayer und halte zusätzlich eine Sicherung auf dem Laptop bereit.
Plane die Generalprobe mit vollständigen Kostümen, Requisiten und Technik. Übe dabei nicht nur die Tänze, sondern auch die Übergänge zwischen den Auftritten und den Wechsel an den Umkleideracks.
Beschrifte Kostüme und Kleiderbügel pro Tanzgruppe. Eine einfache Zuordnung verhindert, dass kurz vor dem Auftritt Kleidungsstücke, Requisiten oder Zubehör gesucht werden müssen.
Weise Moderator und Fotograf vor Beginn ein. Der Moderator braucht Präsentationstexte und Reihenfolge, der Fotograf klare Vorgaben für Positionen und Momente, damit beide den Ablauf nicht unterbrechen.
Berechne Getränke und Snacks nach der erwarteten Besucherzahl und stelle gekühlte Getränke rechtzeitig bereit. Gläser, Tassen, Teller, Besteck und Serviertabletts sollten vor dem Einlass vollständig am Ausgabepunkt stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzrecital organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Gruppen und Programm. Musikgenehmigungen, Einladungen und Reservierungen solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Recital klären.
Wann sollte die Generalprobe für ein Tanzrecital stattfinden?: Plane die Generalprobe 1 bis 3 Tage vor der Aufführung, möglichst mit derselben Technik und Bühne. Für ein Programm mit mehreren Gruppen solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden inklusive Übergängen einrechnen.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Tanzrecital?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro weiterer Stunde. Ergänze Wasser und berücksichtige die Aufenthaltsdauer von Tänzern und Publikum getrennt.
Was muss man bei der Technik eines Tanzrecitals prüfen?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Musikplayer, Laptop und Verlängerungskabel spätestens am Tag vor der Aufführung. Halte Gaffer Tape, Notlampen und eine abgespielte Sicherung der Musik direkt am Technikplatz bereit.

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