Organiser un récital de danse sans rien oublier

Un récital de danse repose sur un enchaînement précis : groupes, musiques, costumes, transitions et accueil du public doivent être prêts au même moment. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le programme avant d’envoyer les invitations. Les dernières vérifications concernent surtout la répétition générale, les fichiers audio, les accessoires et les besoins alimentaires. Cette checklist rassemble les 77 tâches et 40 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Répartir les groupes de danse et les spectacles
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux visiteurs
Faire les réservations
Organiser l'autorisation pour la musique
Collecter les coordonnées des artistes
Vérifier les costumes par groupe
3 personnes
Étiqueter les costumes
2 personnes
Vérifier les accessoires
2 personnes
Prévoir la répétition générale
2 personnes
Effectuer la répétition générale
8 personnes
Répéter les transitions entre les danses
6 personnes
Rédiger les textes de présentation
Briefing de l'animateur
2 personnes
Donner les instructions au photographe
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Définir le parcours du public
2 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager les vestiaires
4 personnes
Préparer les costumes par groupe
4 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Déposer les livrets du programme
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Accueillir les danseurs
3 personnes
Faire se changer les danseurs
4 personnes
Passer en revue l’ordre de passage
6 personnes
Échauffer les danseurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
Présenter un récital
4 personnes
Lancer la musique par numéro
Guider les danseurs en coulisses
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer la pause
Répondre aux questions du public
2 personnes
Prendre des photos
Présenter la clôture
2 personnes
Faire se changer les danseurs
4 personnes
Animer le moment des remerciements
3 personnes
Organiser l’après-soirée
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les costumes
4 personnes
Rapporter les costumes
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Portants de logeqté 6
Cintresqté 120
Miroirsqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Bâche de fond
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Plantesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4
Panneaux de directionqté 12

Vaisselle

Verresqté 140
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle avant de répartir les groupes : le programme dépend de la durée disponible, des coulisses et du nombre de chaises à installer.
Rassemble les fichiers musicaux plusieurs semaines avant le spectacle et teste chaque piste sur le lecteur audio prévu. Garde une copie sur l’ordinateur portable et une seconde sauvegarde hors ligne.
Étiquette les costumes par groupe et par danse, puis vérifie les accessoires pendant une répétition. Cette préparation évite de chercher un élément manquant entre deux passages.
Prévois la répétition générale avec le programme complet, y compris les transitions, les textes de présentation, les changements de costumes et les déplacements du photographe.
Calcule le catering après confirmation des inscriptions et des besoins alimentaires. Mets les boissons au frais avant l’arrivée du public et prépare les en-cas sur des plateaux séparés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un récital de danse ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Fixe d’abord le lieu et le programme, puis réserve les prestations nécessaires et lance les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour la répétition générale d’un récital de danse ?: Prévois une répétition générale de 3 à 4 heures pour un programme comprenant plusieurs groupes. Ajoute du temps pour tester les musiques, les transitions, les micros et les changements de costumes.
Combien de boissons prévoir pour un récital de danse ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % pour les artistes, l’équipe et les imprévus.
Quand envoyer la confirmation aux visiteurs ?: Envoie la confirmation 5 à 7 jours avant le récital, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Rappelle l’horaire, l’adresse et les informations utiles pour l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.