Checklist voor een geslaagde dansdocumentaireavond

Een dansdocumentaireavond vraagt om meer voorbereiding dan alleen een film kiezen. Je moet de vertoning testen, bezoekersinformatie en dieetwensen verwerken en de ruimte zo inrichten dat iedereen het scherm goed ziet. Plan daarnaast tijd voor ontvangst, hapjes en een korte introductie. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat kabels, ondertiteling of gekoelde dranken pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Documentaire en vertoning regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma en tijden publiceren
Reserveringen maken
Documentairebestand controleren
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Film en presentaties klaarzetten
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector en laptop aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
4 personen
Hapjes en brood voorbereiden
4 personen
Laatste technische test uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Documentaire starten
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en hapjes serveren
4 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Nagesprek begeleiden
2 personen
Tweede filmblok starten
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en dranken opbergen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur en materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 2
Speakersaantal 2
Audiomixer
Presentatieklikker
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
USB-sticksaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkanenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerplateausaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Flesopenersaantal 3

Decoratie

Danspostersaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek uiterlijk een week vooraf: controleer het documentairebestand, test laptop, beamer, HDMI-kabels, adapters en speakers samen en bewaar een reservekopie op een USB-stick.
Maak de publieksindeling voordat je tafels en stoelen opstelt. Laat vanuit elke zitplaats het volledige projectiescherm zichtbaar zijn en houd een vrije doorgang naar toiletten en uitgang.
Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en documentaire vaststaan. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen en stuur het definitieve programma uiterlijk 3 dagen voor de avond.
Zet ontvangst, buffet en drankentafel niet op dezelfde plek als de projector of speakers. Koel dranken enkele uren vooraf en reken per aangemelde bezoeker op een glas plus extra glazen voor wissels.
Begin op de dag zelf minstens 2 uur voor ontvangst met opbouwen. Sluit eerst projector, laptop en geluid aan, stel daarna verlichting in en zet film, presentaties en ontvangstmaterialen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansdocumentaireavond organiseren?: Leg datum, locatie en documentaire bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra die drie onderdelen bevestigd zijn en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond.
Hoe test ik de techniek voor een dansdocumentaireavond?: Doe minimaal 1 week vooraf een volledige test met het echte documentairebestand. Controleer beeld, geluid, ondertiteling, HDMI-aansluiting en adapters en maak daarna een reservekopie op 1 of 2 USB-sticks.
Hoe vroeg moet ik de ruimte klaarzetten voor een filmavond?: Plan minstens 2 uur opbouwtijd vóór de ontvangst. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste beeld- en geluidstest nadat tafels, stoelen en het projectiescherm op hun plek staan.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de hapjes verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk 3 dagen vooraf in de boodschappenlijst. Houd de aangepaste hapjes herkenbaar apart bij het voorbereiden en serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.