Checklist pour organiser une soirée documentaire sur la danse

Une soirée documentaire sur la danse demande plus qu’un film et quelques chaises. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, la projection, le son, l’accueil et le buffet dans le bon ordre. Cette checklist vous aide à suivre les 45 tâches du plan, depuis la confirmation de la date et du lieu jusqu’aux derniers branchements. Vous saurez aussi quand tester le matériel et quoi vérifier avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Organiser le documentaire et la projection
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Publier le programme et les horaires
Faire les réservations
Vérifier le dossier documentaire
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la vidéo et les présentations
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
4 personnes
Préparer les en-cas et le pain
4 personnes
Effectuer le dernier test technique
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
Lancer le documentaire
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Animer le débriefing
2 personnes
Lancer le deuxième bloc de film
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer l’équipement et le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4
Nappesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Cliqueur de présentation
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Clés USBqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Décapsuleursqté 3

Décoration

Affiches de danseqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 70

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le documentaire avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les câbles HDMI, les adaptateurs et les haut-parleurs au moins 24 heures avant la soirée. Faites aussi un essai complet de la vidéo et des présentations.
Ne vérifiez pas seulement le nombre de chaises : contrôlez les prises disponibles, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Gardez au moins une solution de branchement de secours pour le projecteur et l’ordinateur.
Refroidissez les boissons quelques heures avant l’accueil et installez séparément la table des boissons, le buffet et la table d’accueil. Les carafes, verres réutilisables, tasses et thermos sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Prévoyez 30 à 45 minutes avant l’arrivée du public pour régler l’éclairage, installer l’écran, raccorder la sonorisation et vérifier les toilettes. Faites une dernière vérification de la vidéo juste avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée documentaire sur la danse ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la soirée afin de confirmer les places et les besoins alimentaires.
Quand tester le projecteur et le son ?: Faites un premier test complet 24 à 48 heures avant l’événement. Rebranchez ensuite le projecteur, l’ordinateur et la sonorisation 30 à 45 minutes avant l’arrivée des invités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez environ 1 heure pour les tables, les chaises, l’écran, la technique, l’éclairage, l’accueil et le buffet. Ajoutez 15 minutes si le matériel doit être transporté depuis une autre pièce.
Que vérifier le jour de la soirée documentaire ?: Vérifiez les inscriptions, les toilettes, la température des boissons, la vidéo, les présentations et tous les branchements. Faites cette tournée finale au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.