Checklist para organizar una noche de documental de danza
Una noche de documental de danza combina una proyección, presentaciones, recepción y un servicio sencillo de comida y bebida. Para que el público no espere ni la técnica falle, conviene trabajar por fases: primero fecha, documental e inscripciones; después programa, compras y reservas; al final, montaje y pruebas. Esta checklist reúne 45 tareas y 39 materiales para preparar el evento sin olvidar cables, adaptadores, archivo de vídeo, baños ni preferencias dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Gestionar el documental y la proyección
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Publicar el programa y los horarios
Hacer reservas
Comprobar el archivo documental
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la película y las presentaciones
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el bufé y la mesa de bebidas
4 personas
Preparar aperitivos y pan
4 personas
Realizar la prueba técnica final
2 personas
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Evento
Recibir a los visitantes
4 personas
Presentar el programa
Iniciar el documental
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el buffet y los aperitivos
4 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Moderación de la charla posterior
2 personas
Empezar el segundo bloque de películas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Guardar la comida y las bebidas
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Empacar equipos y materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
- Mantelescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Adaptadores HDMIcant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Clic de presentación
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Memorias USBcant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarrascant. 6
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas para servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Abridores de botellascant. 3
Decoración
- Pósters de bailecant. 10
- Señales direccionalescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 70
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y el documental antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 3 semanas para recibir inscripciones, confirmar asistentes y recopilar alergias o preferencias dietéticas.
- Haz una prueba técnica completa como mínimo 2 horas antes de la llegada del público: reproduce el archivo entero, conecta el portátil al proyector y comprueba el sonido, los adaptadores HDMI, las regletas y los alargadores.
- Lleva el documental en el portátil y en una memoria USB, y prepara también las presentaciones. Así tendrás una copia de respaldo si falla el archivo principal o cambia el equipo de proyección.
- Calcula la disposición de sillas, mesas y pantalla antes de montar el espacio. Deja pasillos despejados, comprueba los baños y coloca la recepción, el bufé y las bebidas para que las colas no bloqueen la entrada.
- Enfría las bebidas y prepara aperitivos y pan antes de abrir las puertas. Usa jarras, bandejas, pinzas de servir y vasos reutilizables ya distribuidos para no tener que montar la mesa durante la proyección.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una noche de documental de danza?
- Envíalas al menos 3 semanas antes del evento. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes, para ajustar las reservas y la compra.
- ¿Cuánto antes hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba técnica completa 2 horas antes de que llegue el público. Comprueba el archivo, el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, la mesa de mezclas y todos los cables y adaptadores.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior conviene revisar el archivo documental, preparar las presentaciones, comprobar la lista de la compra y dejar listas las invitaciones confirmadas. También puedes enfriar parte de las bebidas y agrupar el material técnico.
- ¿Cómo se organiza el montaje el día del evento?
- Empieza entre 3 y 4 horas antes: revisa el lugar y los baños, coloca mesas y sillas, monta la pantalla y conecta la técnica. Reserva los últimos 30 minutos para iluminación, recepción, bufé y una comprobación final del programa.
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