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Tanzdokumentarfilmabend organisieren: die Checkliste

Ein Tanzdokumentarfilmabend braucht mehr als einen passenden Film und einen Beamer. Du musst Vorführung, Raum, Anmeldungen und Technik so aufeinander abstimmen, dass am Abend keine Kabel, Sitzplätze oder Informationen fehlen. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum vorbereiteten Empfangs- und Buffetbereich. Plane besonders für den Techniktest und die Prüfung der Filmdatei einen festen Termin ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Dokumentation und Vorführung organisieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Programm und Zeiten veröffentlichen

  • Reservierungen vornehmen

  • Dokumentarfilm-Datei prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Film und Präsentationen bereitstellen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor und Laptop anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Getränketisch einrichten

    4 Personen

  • Snacks und Brot vorbereiten

    4 Personen

  • Abschließenden technischen Test durchführen

    2 Personen

  • Briefing des Empfangsteams

    4 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm vorstellen

  • Dokumentation starten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Snacks servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Nachgespräch moderieren

    2 Personen

  • Zweiten Filmblock starten

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Speisen und Getränke verstauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung und Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Präsentationsklicker
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • USB-SticksAnz. 2

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaraffenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierplattenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

  • TanzplakateAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und veröffentliche danach Programm und Zeiten. So können Gäste ihre Anmeldung mit den tatsächlichen Anfangs- und Endzeiten abgleichen.
  • Prüfe die Dokumentarfilm-Datei mindestens 3 Tage vor der Vorführung auf dem vorgesehenen Laptop. Öffne auch Präsentationen und halte eine Kopie auf einem USB-Stick bereit.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Audiomischpult gemeinsam mindestens 24 Stunden vorher. Ein einzelner Test nur mit dem Laptop erkennt nicht jedes Ton- oder Anschlussproblem.
  • Stelle Sitzplätze, Empfangstisch und Buffet so auf, dass Gäste nicht vor der Leinwand stehen bleiben. Rechne außerdem einen festen Platz für Kleiderständer und Abfallbehälter ein.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks, Brot, Teller, Besteck und Serviergeschirr vor Beginn vor. Thermoskannen und Wasserkocher sollten dort stehen, wo sie den Einlass nicht blockieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzdokumentarfilmabend planen?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Datum, Ort, Film und Einladungen. Spätestens 3 Tage vor dem Abend sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und die technische Vorführung geklärt sein.
Wann sollte ich die Filmdatei und den Beamer testen?
Teste die Filmdatei auf dem tatsächlichen Laptop mindestens 3 Tage vorher. Den kompletten Aufbau mit Beamer, Leinwand, Ton und Kabeln solltest du spätestens 24 Stunden vor Beginn durchführen.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für den Tanzdokumentarfilmabend?
Plane pro bestätigter Anmeldung einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 40 Anmeldungen sind das beispielsweise 42 bis 44 Stühle, sofern der Raum diese Anordnung zulässt.
Wann soll ich Getränke und Snacks vorbereiten?
Kühle die Getränke 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass und stelle Buffetgeschirr, Snacks und Brot spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit. So bleibt kurz vor dem Filmstart Zeit für den Empfang und letzte Technikchecks.

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