Dansconcert organiseren: checklist en planning

Een dansconcert vraagt om een strakke afstemming tussen artiesten, dansgroepen, geluid en publiek. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast; daarna volgen boekingen, kaartverkoop en het programma. In de laatste weken draait alles om technische wensen, muziekbestanden, catering en de inzet van vrijwilligers. Deze checklist bevat 71 taken en 49 spullen, zodat je van de eerste reservering tot het openen van de locatie niets overslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten en dansgroepen boeken
2 personen
Geluidstechniek reserveren
Vergunningen en verzekeringen controleren
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en consumpties bestellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek delen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen controleren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Plattegrond en publieksroute maken
Naamkaartjes en polsbandjes maken
2 personen
Programma's printen
Decoratie inkopen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Licht aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en afspeellijsten testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entree en garderobe inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenbriefing geven
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers inchecken
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Openingsmuziek starten
Optredens begeleiden
3 personen
Pauze aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Optredens ombouwen
3 personen
Slotoptreden aankondigen
Muziek afsluiten
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

Geluid uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur inpakken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Barkrukkenaantal 12
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Garderoberekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 4
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muzieklaptop
Audio-kabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Koptelefoonaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtslingeraantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksbestekaantal 4
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Stoffen achtergronddoekenaantal 3
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Plantenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Poetsdoekenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek vóór je het programma definitief maakt. Verzamel per artiest de technische wensen en controleer of het mengpaneel, de microfoons, DI-boxen en luidsprekers daarop aansluiten.
Maak het tijdschema niet alleen voor optredens. Neem ook opbouw, soundcheck, wisselmomenten, pauzes en het vrijmaken van de laad- en loszone mee; deel het draaiboek vooraf met alle betrokkenen.
Open de ticketverkoop zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk vóór je catering en hapjes definitief bestelt.
Wijs vrijwilligers concrete posten en tijden toe: entree, garderobe, artiestenbegeleiding, catering en publieksroute. Gebruik naamkaartjes en polsbandjes, zodat bezoekers en medewerkers snel herkenbaar zijn.
Controleer de voorraad enkele dagen voor het dansconcert en doe boodschappen pas daarna. Koel dranken op tijd, zet herbruikbare glazen en serveermaterialen klaar en leg zaklampen, stroomhaspels en stekkerdozen op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansconcert organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur enkele maanden vooraf vast, zodat je artiesten, dansgroepen en geluidstechniek kunt boeken. Start de ticketverkoop zodra het programma en de praktische informatie vaststaan.
Wanneer moet ik de technische wensen van artiesten verzamelen?: Vraag de technische informatie direct na het boeken op en controleer alles vóór het definitieve tijdschema. Verzamel muziekbestanden uiterlijk vóór de laatste technische voorbereiding, zodat de muzieklaptop en aansluitingen getest kunnen worden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dansconcert?: Plan minimaal één vrijwilliger per vaste post, zoals entree, garderobe, artiestenbegeleiding en catering, plus een coördinator. Maak per persoon een dienst met begin- en eindtijd en deel het draaiboek vooraf.
Wanneer moet ik catering en consumpties bestellen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en bestel catering daarna definitief. Controleer de voorraad enkele dagen voor het evenement; bereid hapjes en koel dranken op de dag zelf volgens je draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.