LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Tanzkonzert organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Tanzkonzert braucht mehr als Bühne und Musik: Künstler, Tanzgruppen, Tontechnik, Publikum, Catering und Helfer müssen ineinandergreifen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zum Veranstaltungstag durch die nötigen Schritte. Besonders leicht gehen technische Anforderungen, Genehmigungen und die Ladezone unter. Plane außerdem Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Getränkekühlung und den Einlass ein, damit der Ablauf nicht erst vor Ort improvisiert wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Künstler und Tanzgruppen buchen

    2 Personen

  • Tontechnik reservieren

  • Genehmigungen und Versicherungen prüfen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ticketverkauf öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering und Getränke bestellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Ablaufplan teilen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Lageplan und Publikumsroute erstellen

  • Namensschilder und Armbänder machen

    2 Personen

  • Programme drucken

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Ton anschließen

    3 Personen

  • Licht anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Musik und Playlists testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Eingang und Garderobe einrichten

    3 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitswege kontrollieren

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerbriefing geben

    2 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher einchecken

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Eröffnungsmusik starten

  • Auftritte betreuen

    3 Personen

  • Pause ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Auftritte umbauen

    3 Personen

  • Abschlussauftritt ankündigen

  • Musik abschalten

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Garderobeausgabe abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Ton ausschalten

    2 Personen

  • Lichttechnik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BarhockerAnz. 12
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 100
  • GarderobenständerAnz. 4
  • KlappischeAnz. 4
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • Musiklaptop
  • AudiokabelAnz. 12
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • LichterketteAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KorkenzieherAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochbesteckAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 16

Dekoration

  • StoffhintergründeAnz. 3
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 10
  • PflanzenAnz. 8
  • ProgrammständerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • PutztücherAnz. 20
  • AbfallcontainerAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Ort zuerst fest und prüfe danach Genehmigungen, Versicherungen sowie die Lade- und Entladezone. Reserviere die Tontechnik erst, wenn klar ist, welche Künstler und Tanzgruppen auftreten.
  • Öffne den Ticketverkauf erst mit einem belastbaren Programm und Zeitplan. Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend; spätestens 7 Tage vor dem Tanzkonzert solltest du die Mengen für Catering und Getränke festlegen.
  • Fordere technische Anforderungen, Musikdateien und Künstlerinformationen spätestens 14 Tage vor dem Termin an. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und den Musiklaptop anschließend gemeinsam mit der Technik.
  • Teile den Ablaufplan, die Publikumsroute und die Aufgaben der Freiwilligen spätestens 3 Tage vorher. Bereite Namensschilder, Armbänder und gedruckte Programme vor, damit der Einlass nicht durch Nacharbeiten ins Stocken gerät.
  • Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Räume zuerst die Ladezone frei, stelle Mobiliar und Absperrungen auf, kühle Getränke und teste Ton sowie Licht, bevor Publikum und Künstler eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tanzkonzert organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler und Tanzgruppen, Ort, Tontechnik, Genehmigungen und Versicherungen brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen oder Dekoration.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Tanzkonzert starten?
Starte den Verkauf, sobald Ort, Programm und Zeitplan feststehen, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Prüfe die Anmeldungen wöchentlich und schließe die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vorher ab.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzkonzerts?
Plane mindestens 3 Stunden für Location, Mobiliar, Absperrungen, Ton, Licht und Getränkestation ein. Bei mehreren Tanzgruppen oder umfangreicher Tontechnik sind 4 bis 6 Stunden realistischer.
Wann müssen Catering und Getränke bestellt werden?
Bestelle Catering und Getränke etwa 7 Tage vor dem Tanzkonzert, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche ausgewertet sind. Getränke solltest du am Veranstaltungstag früh genug kühlen, damit sie zum Einlass bereitstehen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!